ERFOLGSGESCHICHTE
SharePoint-Informationsarchitektur und Migration von Inhalten aus dem Dateisystem
Die Christoph Merian Stiftung (CMS) - ist eine gemeinnützige Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz und Wirkungskreis in Basel. Die CMS fördert den sozialen Zusammenhalt, die kulturelle Vielfalt und den schonenden Umgang mit der Natur in der Stadt Basel. Entdecken Sie, wie wir der Christoph Merian Stiftung geholfen haben, die Teamarbeit zu verbessern und mehr zu erreichen.
Andrea Bikle, Verlagsabteilung Die Christoph Merian Stiftung
"Wir haben während der gesamten Migration hervorragende Unterstützung von IseoSolutions erhalten und konnten Herrn Freitag und unser internes Team jederzeit mit allen Fragen kontaktieren. Ihre Unterstützung war erstklassig.
IseoSolutions hat hervorragende Arbeit geleistet, um eine individuelle SharePoint-Informationsarchitektur zur Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit für uns zu erstellen. Die Nutzung von SharePoint und Teams für unsere aktiven Dokumente war ein großer Erfolg, und wir sind sehr zufrieden.
Projektbeschreibung
Der vorhandene Inhalt von mehr als 5 TB im Dateisystem musste analysiert, der aktive Inhalt vorbereitet und migriert werden, während die vorhandenen benutzerdefinierten Metadaten in den Dateinamen extrahiert und in SharePoint verwendet werden sollten. Der verbleibende inaktive Inhalt im File Share soll in SharePoint durchsuchbar gemacht werden. Geschäftsdokumente, die in Abacus Dossiers gespeichert sind, müssen mit SharePoint synchronisiert werden.
Herausforderung
Geschäftsbezogene Inhalte sind in verschiedenen Anwendungen gespeichert und schwer zu finden und zu verwalten. Die Christoph Merian Stiftung hat sich für Microsoft 365 als wichtigstes Tool für Zusammenarbeit und Produktivität entschieden. Microsoft Teams mit der standardmäßigen Dokumentenspeicherung im Hintergrund auf verknüpften SharePoint-Seiten ist bereits heute im Einsatz. Heute werden die meisten Dokumente noch auf einem Fileserver gehostet oder neuerdings auch in Dossiers im ERP Abacus abgelegt.
Ziel
Nutzung von Microsoft 365 als einheitliche Plattform für Content Management und Zusammenarbeit. Inhalte aus verschiedenen Anwendungen und Speichersystemen sollen in einer neuen Informationsmanagement-Architektur in Teams und SharePoint konsolidiert werden.
Aufgaben
Vorhandene Dateisysteminhalte analysieren
Entwurf der Zielinformationsarchitektur und der Metadatenstruktur in SharePoint
Entwurf und Erstellung kundenspezifischer SharePoint Site-Templates
Migration von Filesystem- und Abacus-Dossier-Inhalten nach SharePoint
Martin Fackler, Leiter IT bei der Christoph Merian Stiftung
"Mit der von IseoSolutions bereitgestellten SharePoint Online Informationsarchitektur können wir von überall auf unsere Daten zugreifen, mehrere Benutzer arbeiten am gleichen Dokument und wir können Dokumente auch mit Externen teilen, wo es erlaubt ist. Das schnelle Auffinden von Dokumenten auch auf dem File Server ist möglich.
Unsere Zusammenarbeit hat sich auch durch die Nutzung des neuen SharePoint-basierten Intranets und des Förderantragsverfahrens mit statusbasierten Workflows verbessert."
Ergebnisse
CMS setzt Teams und SharePoint Online für die Zusammenarbeit, das erweiterte Dokumentenmanagement und die einheitliche Suche ein. Das neue Intranet, der Dokumentenfreigabeprozess und die ERP-Abacus-Integration verbessern den täglichen Geschäftsbetrieb erheblich. Das Berechtigungskonzept sorgt für einen flexiblen und gesetzeskonformen Austausch von Informationen mit internen und externen Geschäftspartnern.
Umgesetzte Lösungen
Microsoft SharePoint Online mit einer vordefinierten Informationsarchitektur durch Abteilungs- und Kollaborations-Hubs und Websites mit benutzerdefinierten Site Templates.
Migration aktiver Inhalte aus dem Dateisystem in SharePoint Online Sites mit Extraktion und Transformation von Metadaten
Das neue Intranet ermöglicht den Zugriff auf gemeinsame Informationen, bestimmte Nachrichten und Veranstaltungen von allen Standorten. Eine Seite für die erweiterte Suche bietet ein noch besseres Sucherlebnis.
Statusbasierter Entscheidungsfindungsprozess für Finanzierungs- und Immobilienanträge, der mehrere Stufen von Arbeitsgruppen, Ausschüssen sowie internen und externen Teilnehmern an Genehmigungen durchläuft.
Die hybride Suche ermöglicht die Suche in SharePoint Online auch in inaktiven Inhalten des lokalen Dateisystems. Die Implementierung verwendet eine SharePoint Subscription Edition-Farm vor Ort für die Indizierung und einen Microsoft Reverse Proxy.
Integration in ERP Abacus für die Synchronisierung der Abacus Dossierstruktur und des Inhalts von Funding/Projects in SharePoint Online Sites und umgekehrt für fertiggestellte SharePoint Dokumente.
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