ERFOLGSGESCHICHTE
Enterprise Content Management Vorstudie für Lista Office LO
Lista Office LO konzipiert und realisiert Bürolösungen, die Menschen dazu bringen, mit Begeisterung und Erfolg zu arbeiten - auch montags.
Thomas Friederich IT-Leiter, Lista Office LO
"Ohne die kompetente Beratung von IseoSolutions hätten wir diesen ECM-Auswahlprozess nicht geschafft. Auf der gemeinsam erarbeiteten Basis konnten wir eine fundierte Entscheidung treffen und haben uns für einen Anbieter entschieden, den wir ohne IseoSolutions vielleicht nicht im Blick gehabt hätten."
Herausforderung
Lista Office LO wandte sich an IseoSolutions mit der Bitte um Beratung und Unterstützung bei der Einführung eines DMS- und Archivsystems sowie einer SAP-integrierten Lösung für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Lista Office LO legte bereits SAP-Dokumente über SAP ArchiveLink ab, doch das SAP Content Server ist nicht für die Langzeitarchivierung von Dokumenten ausgelegt. Die SAP-Dokumente werden auch in anderen Anwendungen wie der CRM-Anwendung "SuperOffice" verwendet.
Ziele
Analyse und Spezifikation der Anforderungen
Entwurf der Ziellösungsarchitektur
Auswahl eines geeigneten ECM-Lösungsanbieters und ECM-Implementierungspartners
Vor-Studie Forschung
In einer ersten Phase analysierte IseoLabs in enger Zusammenarbeit mit Thomas Friederich, IT-Verantwortlicher von Lista Office LO, die bestehende IT-Infrastruktur, die eingesetzten Applikationen und Systeme. Es wurde evaluiert, wo Dokumente gespeichert sind und in welchen Prozessen sie verwendet werden.
Basierend auf der IT-Strategie in Richtung S/4HANA wurde die zukünftige Lösungsarchitektur auf Basis der bestehenden ECM-Anforderungen und des vorhandenen Contents entwickelt.
Geplante Lösungen
Zentrales Archivsystem mit SAP ArchiveLink-Zertifizierung
Zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP-Integration
SAP/DMS/Archiv-Integration
Abgleich von Metadaten und Dossierstrukturen
Integration von SAP-Archivdokumenten in die Dossiers
Windows Explorer & MS Office Integration (MS Office 365/Outlook)
Ergebnisse: Bereitgestellte ECM-Lösungen & Implementierungspartner
Basierend auf den Anforderungen der Lista Office LO erstellte IseoSolutions eine Spezifikation und Auswahl möglicher und geeigneter Anbieter für ECM-Lösungen und deren Implementierung. Ein in der Schweiz ansässiges Unternehmen sollte als Hauptansprechpartner und Generalunternehmer für die Implementierung und den Support der Lösung dienen.
Lista Office LO hat zwischen den 2 Finalisten einen Entscheid bezüglich der geplanten Einführungsstrategie und der Umstellung auf SAP S/4HANA getroffen.
Ergebnisse
Aufstellung allgemeiner Anforderungen für die künftige Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.
Vorbereitung der Architektur der ECM-Lösung und des Implementierungsplans
Marktforschung, um geeignete potenzielle Anbieter zu finden
Das System wird von 250 internen Benutzern für die Rechnungsbearbeitung, die allgemeine Dokumentenverwaltung und die in SAP integrierte Archivierung genutzt.
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