ERFOLGSGESCHICHTE
Eingehende Lieferantenrechnungen mit SAP® und OpenText™ VIM
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KUNDEN
Industrie: Biowissenschaften
Standort: Schweiz, 16 juristische Personen
Mitarbeiter: ~2500 -
PROJEKTBRIEF
Implementierung von OpenText Vendor Invoice Management / SAP® Invoice Management in einem ersten Pilotland mit 16 juristischen Personen. Projektdauer: 9 Monate; Projektumfang >1.300 Stunden
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ERGEBNISSE
Automatisierte Rechnungsverwaltung in Schweizer Unternehmen, Automatisierte Rechnungsfreigabe, Erhöhung der Anzahl digital empfangener Rechnungen bei gleichzeitiger Verringerung des Umlaufs von Papierfreigaben innerhalb des Unternehmens
AKTUELLE SITUATION
Unser Kunde aus dem Bereich Life Science nutzte bereits OpenText Archive Server 16 in Verbindung mit Enterprise Scan-Stationen für das einfache Scannen und Archivieren von Lieferantenrechnungen während der Einführung von S/4HANA für Technical Operations.
Die Finanzabteilung war auf der Suche nach einer automatisierten Lösung, um den Buchungsprozess in SAP zu rationalisieren und zu optimieren.
KUNDENZIEL
Implementierung einer praktischen und automatisierten Lösung zur Optimierung des Rechnungsbuchungsprozesses für mehr als 50`000 Rechnungen/Jahr für nicht produktionsbezogene Lieferantenrechnungen.
Abschaffung des früheren internen, papiergestützten Postversandverfahrens zur Genehmigung von Rechnungen, das zu verspäteten Zahlungen und Intransparenz führte.
Verringerung der Anzahl der papierbasierten Eingangsrechnungen, die manuell gescannt werden müssen.
Alexandra Freitag, Partnerin IseoSolutions
"Mit SAP VIM hat unser Kunde eine deutliche Beschleunigung seiner Rechnungsbearbeitung erreicht. Es war ein äußerst positives Projekt, auch wenn die Buchhaltungsabteilung mit ihren täglichen Routineaufgaben beschäftigt war.
Nach dem Go Live benötigten die Lieferantenrechnungen ein Erkennungstraining für noch mehr Genauigkeit und Prozessbeschleunigung."
LÖSUNG
Scannen, Erkennung von Rechnungsdaten (OCR), Speicherung im Unternehmensarchiv, Verwaltung des Rechnungsbuchungsprozesses in SAP einschließlich der Behandlung von Ausnahmen mit Abteilungen außerhalb des Finanzbereichs.
Basierend auf OpenText Vendor Invoice Management inkl. Rechnungserkennung mit OpenText Business Capture Center.
Solution wurde mit der Herausforderung qualifiziert, die Validierungsanforderungen zu erfüllen, da die zugrunde liegende SAP Basis und der OpenText Archive Server GxP klassifiziert sind.
PROJEKTLEISTUNGEN
Wir waren für das gesamte Projektmanagement verantwortlich, unterstützten den Kunden in der Phase der Anforderungsspezifikation und des Lösungsdesigns und leiteten die Implementierung des SAP-Teils, der BCC-Erkennungssoftware, der Scansoftware und des Archivierungsteils sowie die Prüfung und Qualifizierung der Lösung.
Unser Team koordiniert verschiedene Interessengruppen aus den Bereichen Finanzen, Qualität, IT und Drittanbieter.
Die Lösung wurde pünktlich geliefert und später auch in anderen Ländern eingeführt.
