NACHHALTIGKEIT
EIM und Nachhaltigkeit
Sicherlich haben Sie in den 1990er Jahren schon einmal von dem Begriff "papierloses Büro" gehört, bei dem alle voraussagten, dass Papier durch digitale Dokumente ersetzt werden würde. Nun, wir sind hier, um Ihnen zu sagen, dass das papierlose Büro nicht unbedingt eine Realität ist - zumindest noch nicht.
Der Papierverbrauch in der Welt ist in den letzten 40 Jahren um 400 % gestiegen.
Wie Sie wissen, ist Papier eine erneuerbare Ressource. Es kann immer wieder recycelt werden, was zur Erhaltung der Wälder und anderer natürlicher Ressourcen beiträgt. Je öfter es recycelt wird, desto besser für die Umwelt.
Die Weltbevölkerung wächst in rasantem Tempo, was zu einem Anstieg der Nachfrage nach Papierprodukten wie Zeitschriften, Zeitungen und Katalogen geführt hat. Tatsächlich ist der weltweite Papierverbrauch in den letzten 40 Jahren um 400 % gestiegen.
Da für die Herstellung von Papierprodukten wie Büchern oder Zeitschriften Bäume benötigt werden, um Zellstoff zu gewinnen, müssen wir darauf achten, wie wir die Bäume nutzen, damit sie nicht zu schnell ausgehen! Um dies richtig zu tun, muss man verstehen, was die verschiedenen Baumarten ausmacht, damit kein Teil von ihnen verschwendet wird, sobald sie für immer verschwunden sind.
Schätzungsweise 80 % der gespeicherten Dokumente werden nach 4 Jahren nicht mehr benötigt.
Schätzungsweise 80 % der gespeicherten Dokumente werden nach 4 Jahren nicht mehr benötigt. Tatsächlich wird das durchschnittliche Dokument nur etwa sechs Monate lang verwendet, bevor es nicht mehr relevant ist und sicher archiviert werden kann.
Die Welt verbraucht mehr als 400 Millionen Tonnen Papier pro Jahr.
Vielleicht ist es Ihnen nicht bewusst, aber wir verbrauchen jährlich mehr als 400 Millionen Tonnen Papier. Das sind eine Menge Bäume! All dieses Papier stammt von Bäumen, die gefällt, zerkleinert und dann zu Produkten wie Notizbüchern und Briefumschlägen verarbeitet werden. Da jedes Jahr so viele Bäume gefällt werden, um die Nachfrage nach Papierprodukten zu befriedigen, und da so viele Menschen auf der ganzen Welt Desktop-Computer verwenden, ist es für Unternehmen sinnvoll, ihre Büros so umweltfreundlich wie möglich zu gestalten, indem sie stattdessen elektronische Dokumente verwenden.
Elektronische Dokumente sind nicht nur besser für die Umwelt, sie sind auch effizienter als ihre physischen Gegenstücke. Ein Beispiel: Wenn Sie einen Brief an jemanden in einem anderen Land schicken wollen, ist es wahrscheinlich, dass er ihn nicht sofort braucht - warum sollte er also eine zusätzliche Gebühr für das Porto zahlen? Lassen Sie ihn stattdessen jederzeit auf Ihre Nachricht zugreifen, indem Sie ihm einen E-Mail-Anhang schicken!
In vielen europäischen Ländern und in den Vereinigten Staaten entfallen etwa 40 % des gesamten Abfalls auf Papier.
In der Tat ist Büropapier eine der Hauptabfallquellen. Nur 25 % des Papiers werden recycelt, und die Recyclingverfahren sind ineffizient und verschwenderisch.
In Europa und den Vereinigten Staaten werden im Durchschnitt nur 25 % des Büropapiers recycelt.
Mit Ausnahme einiger weniger Länder wie Frankreich und Italien werden in Europa und den Vereinigten Staaten im Durchschnitt nur 25 % des Büropapiers recycelt. Trotz dieser geringen Quote sind sich die meisten Menschen einig, dass es besser ist, zu recyceln als zu deponieren. Allerdings muss recyceltes Papier in einer separaten Maschine verarbeitet werden und kann daher von geringerer Qualität sein.
Wenn Papier zu neuen Produkten wie Zeitschriften oder Kartons recycelt wird, sinkt auch die Gesamtnachfrage nach neuem Zellstoff, da dieselben Produkte stattdessen aus recyceltem Material hergestellt werden können!
Papierprozesse sind eine Hauptquelle für Ineffizienz und Verschwendung.
Papierprozesse sind eine Hauptquelle für Ineffizienz und Verschwendung.
Prozesse, die auf Papier angewiesen sind, erfordern überflüssige Materialien, Zeit und Mühe, um Aufgaben auszuführen, die mit alternativen Methoden schneller und effizienter erledigt werden könnten. Papierprozesse sind eine wichtige Quelle für Ineffizienz und Papierabfall, da sie große Mengen an Papier erfordern, die wiederholt für dieselbe Aufgabe oder denselben Prozess verwendet werden - ein ernstes Problem, wenn man bedenkt, dass die Wälder aufgrund des übermäßigen Verbrauchs von Waren wie Pappkartons oder Toilettenpapierrollen in alarmierendem Tempo abgeholzt werden.
Ein durchschnittliches Unternehmen verbraucht bis zu 20 Blatt Papier (10.000 Blatt) pro Mitarbeiter und Jahr.
Das ist eine Menge Papier! Und was bedeutet das für die Nachhaltigkeit? Da ein durchschnittliches 4-seitiges Dokument ein Blatt einnimmt, verbrauchen Unternehmen bis zu 400 Seiten pro Tag, nur um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter etwa die Hälfte ihres Arbeitstages mit dem Drucken und Einreichen von Dokumenten verbringen - ein Drittel, wenn Sie Glück haben!
85 % der Dokumente werden nur einmal verwendet, aber sie werden in der Regel ausgedruckt und aufbewahrt.
Vielleicht haben Sie schon einmal von der Statistik gehört, dass 85 % der Dokumente nur einmal verwendet werden, aber in der Regel ausgedruckt und weggelegt werden. Das ist eine unglaubliche Verschwendung von Zeit und Geld. Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf die Lagerung von Papier verzichten und so Ihren ökologischen Fußabdruck minimieren und gleichzeitig Kosten sparen. Nun, es stellt sich heraus, dass Sie das können - mit EIM!
Was ist EIM?
EIM (Enterprise Information Management) ist eine Softwarelösung zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, indem sie diese effizienter, effektiver und sicherer macht. Mit anderen Worten: EIM hilft Ihnen, schneller bessere Entscheidungen zu treffen, indem es Ihnen einen einfachen Zugang zu Informationen verschafft, wenn diese am wichtigsten sind. Es unterstützt auch Initiativen wie Nachhaltigkeit, indem es den Papierverbrauch durch die Digitalisierung von Aufzeichnungen reduziert und sich wiederholende Aufgaben wie Archivierung oder Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Abteilungen oder Standorte innerhalb Ihres Unternehmens hinweg automatisiert.
Eine typische Bürodatei wird bis zu 30 Mal dupliziert, was 15 bis 30 % des gesamten Datenverkehrs in einem Unternehmen ausmacht.
Ein durchschnittlicher Büroangestellter erstellt jedes Jahr 30 Duplikate von Dokumenten, während ein durchschnittliches Unternehmen jedes Jahr 3.000 Duplikate von Dokumenten produziert. Die Duplizierung ist eine wichtige Quelle für Ineffizienz und Verschwendung:
Eine typische Bürodatei wird bis zu 30 Mal dupliziert, was 15 bis 30 % des gesamten Datenverkehrs in einem Unternehmen ausmacht.
In einer Studie gaben 80 % der Arbeitnehmer an, dass sie bereit wären, ihr Verhalten zu ändern, wenn ihr Unternehmen ihnen durch den Einsatz von ECM-Software Zeit oder Geld sparen könnte.
10.000 Blatt A4-Papier wiegen 5 kg und haben ein Volumen von ca. 0,1 m3. Sie können in einer einzigen Schublade mit den Maßen 45 x 60 cm x 55 cm gelagert werden, so dass sie leicht zugänglich sind, oder auch außerhalb des Gebäudes aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf zu sichern, ohne dass es zu Problemen kommt.
Auf der 1-TB-Festplatte können mehr als eine Million Dateien (1 Ries) mit vierseitigen Dokumenten einschließlich Bildern gespeichert werden, ohne dass man ins Schwitzen kommt.
Wie viel kann eine Terabyte-Festplatte speichern?
In einem typischen Büro gibt es etwa 100.000 Dokumente, sowohl in Papierform als auch digital.
Stellen Sie sich vor, alle physischen Dokumente Ihres Unternehmens würden in ein elektronisches Format umgewandelt. Wie viele könnten Sie auf einem Laptop oder Desktop mit 1 TB Kapazität speichern? Die Antwort lautet: mehr als eine Million Dateien (1 Ream). Das ist eine Menge an Informationen! Kein Wunder, dass Unternehmen ständig nach Möglichkeiten suchen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern, indem sie die Menge an Papier, die sie für Korrespondenz und Aktenführung verwenden, reduzieren.
Stellen Sie sich vor, wie viel mehr Platz Sie im Vergleich zu den Dokumenten, die auf Ihrem Schreibtisch oder in Abstellräumen herumliegen, sparen können!
Stellen Sie sich vor, wie viel mehr Platz Sie im Vergleich zu den Dokumenten, die auf Ihrem Schreibtisch oder in Abstellräumen herumliegen, sparen können! Und stellen Sie sich vor, was für einen Unterschied es für die Umwelt bedeuten würde, wenn Sie ganz auf Papier verzichten könnten.
Stellen Sie sich vor, jede einzelne dieser Dateien wäre digital und könnte auf einem einzigen Speicherstick gespeichert werden. Ein kleines Flash-Laufwerk, auf dem Tausende von Dokumenten, Bildern und Videos gespeichert werden können, ist etwa so groß wie ein Daumen - und es kann bis zu 1 TB (Terabyte) an Daten speichern. Das ist 1000 Mal mehr als eine durchschnittliche Festplatte! Ein 32-GB-USB3-Flash-Laufwerk kostet weniger als 8 £ - das sind weniger als 1 £ pro GB; vergleichen Sie dies mit 80 £ pro TB für externe Festplatten!
SCHLUSSFOLGERUNG
Abschließend können wir feststellen, dass die Verwendung von Papier ein veraltetes Verfahren mit vielen Nachteilen ist. Es gibt viele Möglichkeiten, den Papierverbrauch zu reduzieren, indem Sie elektronische Dokumente verwenden oder Alternativen wie elektronische Speicherung und Cloud-Computing-Systeme nutzen. Diese Methoden tragen dazu bei, die Effizienz Ihrer Organisation zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken, indem unnötige Druckvorgänge vermieden werden.