Content Services und Microsoft 365
Von Chris Caplinger // Technischer Leiter Gimmal
Zusammenfassung
Da der Bedarf an Content Management in vielen Branchen wächst, kann es entmutigend sein, den besten Weg zu finden. Die heutige Content-Management-Welt ist überflutet von mehreren Repositories, die alle unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Dieses Whitepaper untersucht die aktuelle Content-Management-Landschaft mit mehreren Repositories, die Unternehmen erleben, und untersucht, wie sich das Microsoft-Ökosystem entwickelt hat.
Wir sind der Meinung, dass SharePoint und Microsoft 365 mit etwas Unterstützung ein idealer Ausgangspunkt für Unternehmen sind, die mit verschiedenen Problemen im Bereich der Inhaltsverwaltung konfrontiert sind.
Einführung
Vor ein paar Jahren klammerten sich viele noch an die Hoffnung, dass es eine "Killer-Kollaborationsplattform" geben würde, die das elektronische Informationsmanagement vereinfacht, indem sie alles in einem Silo zusammenführt. Heute kann man mit Sicherheit sagen, dass dieser Traum ausgeträumt ist. In der heutigen Welt mit mehreren Repositorien bedeutet die Priorität von Inhaltsdiensten, dass die Integration eine Priorität ist.
Im Zuge der Weiterentwicklung von SharePoint (und des übrigen Microsoft-Ökosystems) wurde immer deutlicher, dass die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten der Microsoft-Plattformen Microsoft 365 zum idealen Dreh- und Angelpunkt für eine umfassende Informationsmanagementstrategie machen. Werfen wir einen Blick darauf, warum.
Wie wirkt sich die Revolution von Microsoft 365 auf Governance und Prozessautomatisierung aus?
SharePoint Online ist jetzt der Standard, die lokalen Versionen werden nur noch in besonderen Fällen eingesetzt.
Ausgehend von Microsoft 365
John Mancini, Chief Evangelist und ehemaliger Präsident der AIIM, meinte einmal, SharePoint" sei zu einem gängigen Begriff für Content Management geworden, so wie Kleenex für Taschentücher und Xerox für Kopierer. Damit hatte er Recht - die Akzeptanz ist nahezu allgegenwärtig. Aber diese Ansicht erfasst nicht alle Nuancen (und soll es auch nicht).
In den letzten Jahrzehnten haben Unternehmen mehr oder weniger behelfsmäßige Content-Services-Systeme aufgebaut, die ihre vielfältigen Anforderungen an die Erfassung, den Austausch, die Sicherung und die Arbeit mit Informationen erfüllen.
Sie haben diesen stückweisen Ansatz gewählt, trotz der redundanten Lizenzierung und der Wartungs-, Support-, Entwicklungs- und Betriebskosten, die mit der Nutzung mehrerer Systeme einhergehen.
Laut einem Bericht von AIIM und Reveille aus dem Jahr 2014 gaben fast 55 % der befragten Informationsmanager an, dass sie unter dem Druck standen, die Betriebskosten zu senken, und ganze 50 % standen unter dem Druck, Inhalte von Altsystemen zu migrieren. Ein paar Jahre später gibt es eine klare Entscheidung.
Microsoft ist die sicherste Wette.
Ihre Finanzen sind gesund, und niemand wird sie aufkaufen. Es gibt keine existenzielle Bedrohung für Microsoft. Dafür spricht allein schon die Tatsache, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen weltweit Microsoft 365 nutzen.
10 Dinge, die Sie über Content Services wissen müssen
Microsoft SharePoint ist vor allem deshalb so beliebt, weil es kostengünstig ist (da es in vielen Unternehmensverträgen enthalten ist) und in Microsoft 365 integriert werden kann.
Es hat Unternehmen in die Dokumentenverwaltung eingeführt, war aber bis vor einigen Versionen nicht ausreichend entwickelt, um den alten Flickenteppich der Inhaltsdienste zu ersetzen.
Mit der massenhaften Einführung der Cloud sind Microsoft 365 und sein Partner-Ökosystem so weit fortgeschritten, dass sie den alten Flickenteppich, einschließlich SharePoint vor Ort, ersetzen und eine praktikable Alternative zum Kauf und zur Wartung mehrerer Content-Services-Plattformen bieten.
Die teuerste Komponente bei der Implementierung von Inhaltsdiensten ist in der Regel die Umstellung von der nicht mehr aktuellen Technologie eines früheren Anbieters.
Ich behaupte, dass dies einer der wichtigsten Risikofaktoren ist, den Unternehmen bei der Implementierung einer Content-Services-Lösung berücksichtigen müssen. In vielerlei Hinsicht gehen Unternehmen, die Content- und Collaboration-Produkte und -Lösungen wählen, die nicht auf Microsoft 365 aufbauen, ein schlecht kalkuliertes Risiko ein.
CHRIS CAPLINGER, Chief Technology Officer Gimmal
Joachim Freitag, geschäftsführender Gesellschafter IseoSolutions
"Viele Organisationen sind während der Pandemie zu Microsoft Teams gewechselt. Remote Collaboration und digitales Dokumentenmanagement waren keine Option mehr.
Nutzen Sie Ihre Investition in Microsoft 365 und bringen Sie Ihr Geschäftsinformationsmanagement mit Teams und SharePoint mit Integrationen in Ihre ERP- und CRM-Systeme auf die nächste Stufe. Erzielen Sie Transparenz über Ihr Geschäft und vernetzte Prozesse innerhalb Ihrer bevorzugten Geschäftsanwendung.".
Warum nicht alles in Microsoft 365 behalten?
Microsoft 365 verfügt über die grundlegenden Content-Management- und Collaboration-Funktionen, die Unternehmen benötigen, und wird mit den Vorteilen des riesigen Partnernetzwerks von Microsoft geliefert... aber was dann?
Viele Geschäftsbereiche haben sehr spezifische Anforderungen, die sich nicht mit den verfügbaren Möglichkeiten vereinbaren lassen, oder es gibt Gruppen in Ihrem Unternehmen, die sich gegen Veränderungen sträuben. Für andere Gruppen gelten zusätzliche Vorschriften darüber, wie und wo Inhalte gespeichert werden dürfen. Jedes dieser Szenarien könnte ein Grund dafür sein, dass Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, 100 % seiner Inhalte in einem einzigen Repository zu speichern.
Aus diesem Grund ist bei der Verwaltung von Inhalten eine Lösung erforderlich, die über ein bestimmtes Repository hinausgeht. Information Governance sollte keine Fähigkeit eines Repositorys sein - sie sollte eigenständig sein und in Repositories hineinreichen, um Inhalte nach Ihren Regeln zu verwalten.
Wie können Organisationen eine intelligente Informationsverwaltung ermöglichen?
Der einfachste Weg, eine intelligentere Informationsverwaltung zu ermöglichen, beginnt am Punkt des Hochladens. Auch hier ermöglichen die Erweiterbarkeit der Microsoft-Plattform und ihr großes Partnernetzwerk echte Innovationen.
Mit Gimmal kann ein Unternehmen ein einfaches SharePoint-Element in ein intelligentes Werkzeug zur Dokumentensortierung verwandeln. Benutzer können ein Dokument per Drag & Drop hochladen, woraufhin die Software Dinge wie den Dateinamen, den Ablageort, den Dateiinhalt und mehr analysiert, um die richtigen Metadaten und den Speicherort auf der Grundlage von Regeln zu bestimmen, die von Informationsmanagern definiert wurden.
Damit entfällt für den Endnutzer die Belastung durch die endlose Eingabe von Metadaten, die fehleranfällig und schwer durchsetzbar, aber dennoch unternehmenskritisch ist.
Wie werden sich die neuen Fähigkeiten auf die Einsatzentscheidungen auswirken?
Mit der massenhaften Einführung von Microsofts Microsoft 365-Plattform und den ständigen Funktionen, die zusätzlich zu Microsoft Azure und Microsoft 365 bereitgestellt werden, können Sie mit beträchtlichen Innovationen bei den Möglichkeiten des Informationsmanagements rechnen.
Dieser Trend wird wahrscheinlich nicht so bald enden, so dass das Warten auf eine bessere Technologie die Speicherung von Inhalten weiterhin zu einem Ratespiel macht und Ihr Unternehmen dem Risiko von Cybersecurity-Angriffen, GDPR-ähnlichen Verstößen und Fehlern bei der Datenspeicherung aussetzt.
Alexandra Freitag, Gesellschafterin IseoSolutions
"Wenn wir uns Unternehmen ansehen - selbst wenn sie eine starke Microsoft-Präsenz haben - erkennen wir eindeutig Potenziale, um mit MIcrosoft-Anwendungen intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Schlüsselpunkte sind die Informationsarchitektur und die Integrationsmöglichkeiten von Microsoft 365 und SharePoint.
Die Orchestrierung der Microsoft 365-Anwendungen, um einen integrierten und umfassenden Überblick über die täglichen Geschäftsinformationen zu erhalten, ermöglicht es Ihrem Unternehmen, von Ihren Investitionen zu profitieren".
Wie sieht es mit den Kosten aus?
Eine auf Microsoft 365 basierende Lösung für Inhaltsdienste hat niedrigere Gesamtbetriebskosten als jede ältere Plattform. Viele Unternehmen haben bereits in Technologie von Microsoft investiert, was Microsoft 365 zu einer wünschenswerten Lösung macht. Darüber hinaus ist der ROI, den die meisten Kunden bei der Umstellung von einem Altsystem auf Microsoft 365 erzielen, erheblich.
Auch die jährlichen Wartungsgebühren für Altsysteme können sehr hoch sein. In vielen Fällen können die Kunden von Gimmal einen sofortigen ROI allein durch den Wegfall der jährlichen Wartungsgebühren erkennen.
Die internen Supportkosten für Microsoft 365 sind ebenfalls ein Vorteil, insbesondere bei Schulungen und Ressourcen. Spezialisierte Schulungen für proprietäre Plattformen sind nicht mehr erforderlich, und Microsoft 365-Ressourcen sind auf dem Markt im Überfluss vorhanden.
Ein weiterer Kostenvorteil ergibt sich einfach aus den Kosten für die Verlagerung von Ressourcen in die Cloud. Dazu gehören sowohl Hardware- als auch Arbeitskosten. Durch die Umstellung auf Microsoft 365 werden SharePoint, Exchange und verschiedene andere Server von Anbietern aus Ihrem Rechenzentrum entfernt, und der mit der Verwaltung der Plattform verbundene Arbeitsaufwand wird reduziert.
Wir ermutigen unsere Kunden auch, den Upgrade-Pfad ihres Altsystems zu prüfen. Um den Support des Altanbieters aufrechtzuerhalten, ist ein Unternehmen oft zu einem kostspieligen Upgrade gezwungen. Es ist wichtig, die Auswirkungen des Upgrades zu verstehen, denn oft handelt es sich lediglich um eine Migration, die als Upgrade getarnt ist.
Darüber hinaus bietet Microsoft 365 Vorteile wie:
einheitliche Schnittstelle von der Verwaltung bis zu jeder einzelnen Anwendung
mehrere integrierte Technologien für Portale, Zusammenarbeit, Business Intelligence, Inhaltsdienste, Suche
Integration in die Systeme der Geschäftsbereiche
In Wirklichkeit bietet Microsoft eine umfassende Plattform für Inhaltsdienste, die Windows, Azure, Exchange, SQL Server, SharePoint und vieles mehr umfasst.
Schlussfolgerung
In der heutigen Welt mit mehreren Repositorien bedeutet die Priorität von Inhaltsdiensten, dass die Integration eine Priorität ist.
Die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten, die die Microsoft-Plattformen bieten, machen Microsoft 365 zum idealen Zentrum für eine umfassende Informationsmanagement-Strategie. Unternehmen haben eine breite Palette von Anforderungen und haben behelfsmäßige Content-Services-Systeme aufgebaut, um diese Anforderungen zu verwalten. Sie haben diesen Ansatz trotz der redundanten Lizenzierung, Wartung und Kosten für den Betrieb mehrerer Systeme gewählt.
Die kostspieligste Komponente bei der Implementierung von Content-Services ist jedoch in der Regel die Umstellung von der nicht mehr zeitgemäßen Technologie eines früheren Anbieters. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Risikofaktoren bei der Implementierung einer Content-Services-Lösung berücksichtigen.
Mehr erfahren
-
Content Management Dienstleistungen
-
Weißbuch "CONTENT-SERVICES & MICROSOFT 365"