OpenText für regulierte Dokumente

OpenText Regulated Documents ist eine sofort einsatzbereite Komplettlösung, die es Unternehmen in stark regulierten Branchen ermöglicht, wichtige Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu kontrollieren. Durch die Bereitstellung eines konsistenten Prozesses für die Verwaltung von Dokumenten gewährleistet Regulated Documents die Einhaltung verschiedener Vorschriften, einschließlich der US-amerikanischen 21 CFR Part 11.

Mit Regulated Documents können Sie geschäftskritische Dokumente, wie z. B. SOPs, von der Erstellung bis zur endgültigen Vernichtung sorgfältig verwalten und kontrollieren.

Da SOPs eine Reihe von Stufen durchlaufen, in denen mehrere Benutzer oder Gruppen das Dokument überprüfen und genehmigen müssen, bevor es verbreitet wird, verfügt Regulated Documents über eine elektronische Unterschriftsfunktion, bei der die Genehmigenden ein Dokument elektronisch unterzeichnen, um anzuzeigen, dass es zur Freigabe freigegeben ist.

Regulated Documents bietet eine Reihe von Funktionen, die sicherstellen, dass das Repository sicher ist, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente elektronisch unterzeichnen können und dass Dokumente nach der Genehmigung nicht mehr manipuliert werden können.

Die Produktivität leidet, wenn die Benutzer Schwierigkeiten haben, Dokumente zu finden, die neuesten Versionen zu überprüfen und Inhalte, die von anderen Personen erstellt wurden, in einen Kontext zu stellen. Regulated Documents bietet mehrere Methoden zum Durchsuchen von Dokumenten, darunter die Navigation in Ordnern oder Taxonomie-Hierarchien in der Weboberfläche. Die leistungsstarke Suchfunktion von Regulated Documents ermöglicht es den Benutzern, die benötigten Dokumente schnell zu finden und abzurufen, wenn sie sie brauchen, einschließlich Volltext- und Attribut-/Metadatensuche.

Da der Lebenszyklus eines Dokuments mit einer Anfrage zur Erstellung eines neuen Dokuments beginnt, rationalisiert Regulated Documents den Prozess der Dokumentenerstellung mithilfe von Vorlagen, Workflows und einer eindeutigen Dokumentennummerierung. Regulated Documents ermöglicht es den Autoren, Prüfer und Genehmiger manuell zuzuweisen oder sie automatisch auf der Grundlage von Geschäftsregeln zuzuweisen. Nachdem der Inhalt erstellt wurde, initiiert der Autor des Dokuments einen Workflow zur Überprüfung und Genehmigung, der das Dokument automatisch in einen Ordner "In Bearbeitung" einfügt.

Mithilfe von Workflows und Aufgaben unterstützt Regulated Documents Sie bei der effektiven Verwaltung der Überprüfung und Änderung von Dokumenten mit Funktionen wie automatischen E-Mail-Benachrichtigungen an die Prüfer. Die Prüfer können das Dokument schnell prüfen und kommentieren, indem sie auf Links in der E-Mail klicken oder über das Internet auf die Anwendung zugreifen. Nachdem eine neue Version des Dokuments erstellt wurde, benachrichtigt das System die Benutzer, dass das Dokument zur Genehmigung bereit ist, setzt den Dokumentstatus auf "Geprüft" und legt das Dokument in einem Ordner "Geprüft" ab.

Mithilfe von Workflows und elektronischen Signaturen stellt Regulated Documents sicher, dass nur Dokumente genehmigt werden, die den Unternehmensrichtlinien, Richtlinien und Verfahren entsprechen. Die Mitarbeiter, die das Dokument genehmigen, können das Dokument prüfen und entscheiden, ob sie es genehmigen und unterschreiben oder den Inhalt ablehnen wollen. Dazu klicken sie einfach auf einen Link in einer E-Mail-Benachrichtigung oder greifen über das Internet auf die Anwendung zu. Sobald alle Genehmigungen erfolgt sind, werden die elektronischen Unterschriften aller Genehmigenden zu einer nicht veränderbaren Wiedergabe des Dokuments hinzugefügt, und der Autor setzt den Status des Dokuments auf "Genehmigt" und fügt das Datum des Inkrafttretens der Genehmigung zu den Attributen des Dokuments hinzu.

OpenText Regulated Documents ermöglicht Unternehmen eine vollständige, umfassende Klassifizierung von Dokumenten und Lifecycle Management für alle Unternehmensunterlagen und Informationsbestände, unabhängig von deren Speicherort oder Format (Papier oder elektronisch). Die Lösung ermöglicht es Information Workern, den von ihnen verwalteten Unternehmens-Content gemäß den Unternehmensrichtlinien zu erfassen und zu kategorisieren. Dadurch wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt, das Risiko reduziert, die Prüfbarkeit und Transparenz verbessert und die Effizienz und Kosteneffektivität notwendiger Aufgaben erhöht.

Die Funktionen für das Records Management von regulierten Dokumenten steuern die Archivierung und endgültige Entsorgung von Dokumenten. Leistungsstarke Automatisierungs-, Berichts- und Suchfunktionen sorgen für eine bessere Kontrolle und einen besseren Überblick über den Dispositionsprozess.

Regulated Documents bietet Unternehmen die richtige Mischung aus branchenführenden ECM-Tools für die Verwaltung von Inhalten über den gesamten Lebenszyklus hinweg und für die Orchestrierung von Menschen, Prozessen und Inhalten, um geschäftlichen Mehrwert zu schaffen und strategischen Erfolg zu erzielen.

Dieses integrierte Angebot steigert die Produktivität durch Imaging, Dokumentenmanagement, grafische und intuitive Arbeitsabläufe, elektronische Signaturen sowie kontrolliertes Anzeigen und Drucken und minimiert die mit Inhalten verbundenen Risiken und Kosten durch seine erstklassigen Funktionen für Records Management und Archivierung.