ERFOLGSGESCHICHTE
Genehmigung von SAP Vistex-Verträgen in DocuSign über OpenText Extended ECM
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KUNDEN
Industrie: Biowissenschaft / Medizintechnik
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LÖSUNGEN
→ SAP ERP mit Vistex-Modul
→ SAP Extended ECM
→ DocuSign
→ IseoSign für DocuSign -
ERGEBNISSE
→ Vollständig automatisierter Signaturprozess in OpenText Content Server & DocuSign
→ Synchronisierte SAP Business Object Daten & Dokumente zwischen SAP & DMS
→ OpenText Business Workspaces bieten Zugriff auf signierte Vereinbarungen innerhalb und außerhalb von SAP
PROJEKTBRIEF
Geschäftsabteilung: Vertrieb
Anwendungsprofil: Geschäftskritische Anwendung SAP ERP / Vistex, validierte OpenText Content Suite Plattform inkl. RIMS, validiertes OpenText Archive Centre, DocuSign
Ansatz: Erweiterte ECM-Standardsynchronisation für benutzerdefinierte Objekte, automatisches Auslösen von Prozessen basierend auf dem Status, Eliminierung manueller Schritte bei der OpenText-DocuSign-Integration, Rückmeldung des Status an SAP nach Abschluss
CHALLENGE
Unser MedTech-Kunde verwendete bereits SAP ERP und die Vistex-Lösung, um Verträge zu erstellen. Die Verträge wurden von den Distributoren nicht formell unterschrieben. Durch den Einsatz von OpenText Extended ECM sowie DocuSign als digitales Signaturtool plante der Kunde, die Systeme zu integrieren, um einen vollständig automatisierten Signaturprozess zu ermöglichen.
Ausgelöst durch eine Statusänderung des Vistex Workflows in SAP wurde die abschließende sichere Speicherung der signierten Vereinbarung im OpenText Archive Centre gefordert. Zu den Herausforderungen gehörten die Synchronisierung von benutzerdefinierten SAP Vistex-Objekten, eine Neugestaltung der OpenText DocuSign-Integrationsfunktion, die standardmäßig mindestens zwei manuelle Schritte erfordert, und der Status der abgeschlossenen Signaturprozesse, der an SAP zurückgemeldet werden musste.
Alexandra Freitag, Projektleiterin & Lösungsführerin IseoSign
"Prozessoptimierung hört nicht dort auf, wo Produkte oder Lösungsstandards Grenzen setzen. Wenn man als Geschäftsanwender alle Schritte in einem Prozess betrachtet, insbesondere die manuellen Schritte, kommt man oft zu dem Schluss, dass integrierte digitale Signaturlösungen von Softwareanbietern optimiert werden müssen.
Das Ergebnis, ein vollautomatisierter Vertragsunterzeichnungsprozess, spart Hunderte von Arbeitsstunden und vermeidet potenzielle Fehler."
KUNDENZIEL
Vollständige Automatisierung
Fachanwender stellen alle notwendigen Informationen zur Verfügung und legen fest, ob die Unterschrift in SAP erfolgen soll, der gesamte Prozess muss danach vollständig im Hintergrund ablaufen.
Verfügbarkeit des Business Workspace in der Vistex Fiori App
Da Fachanwender meist in der SAP Vistex spezifischen Fiori App arbeiten, müssen entsprechende Dokumente, die im xECM Business Workspace gespeichert sind, von SAP Fiori aus zugänglich sein.
Strikte Zeitvorgaben
Aufgrund der festen SAP Lifecycle Releases des Kunden musste das Projekt einen strikten Zeitplan einhalten.
Details zur Lösung
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SAP
- Vereinbarung wird in SAP erstellt und der Vistex-Genehmigungsprozess initiiert
- Der Benutzer legt die Art der Signatur "DocuSign" fest und gibt die E-Mail-Adresse und den Namen des Händlers an
- Daten und erstellte Vereinbarung werden über OpenText xECM synchronisiert
- Sobald der Vistex-Genehmigungsprozess einen bestimmten Status erreicht hat, wird der Prozess in OpenText gestartet und der DocuSign-Signaturprozess läuft im Hintergrund
- SAP erhält Informationen über die Ordner-ID und erstellt einen benutzerdefinierten Link zum Dokument, der in der Fiori-App verfügbar gemacht wird -
OpenText Inhaltssuite
- Kombination aus Signaturmethode und Status löst den Prozess automatisch aus
- OpenText CS sendet alle Informationen an DocuSign, startet automatisch den Signaturprozess und prüft regelmäßig den Signaturstatus
- Sobald das Dokument in DocuSign signiert wurde, aktualisiert OT CS den Status von Vistex Workflow in SAP, der wiederum das Geschäftsobjekt in SAP verbucht
- Wenn die E-Mail-Adresse falsch ist oder die Signatur abgelehnt wurde, sendet OT Content Server die Informationen zurück an SAP und ändert den Status. Der Benutzer kann dies korrigieren und den Status für die Signatur erneut setzenDie Kombination von Signaturmethode und Status löst den Prozess automatisch aus -
DocuSign
- DocuSign erhält Informationen über den Namen und die E-Mail-Adresse des Unterzeichners von OT CS
- DocuSign erhält auch Informationen darüber, wo die Signatur und der Name des Unterzeichners im Dokument platziert werden sollen
- Der Prozessstart wird von OT CS automatisch ausgelöst und erfordert keine Benutzerinteraktion
IMPLEMENTIERTE LÖSUNG
OpenText Extended ECM Business Workspaces für verschiedene Arten von Vereinbarungen
Daten und Dokumente werden zwischen SAP und OT CS synchronisiert
Vollautomatischer Prozess zum Auslösen des bedingten Starts des Signaturprozesses; automatischer Start des DocuSign-Prozesses
Aktualisierung des SAP Vistex Workflow-Status über einen benutzerdefinierten WebService von OpenText CS, nachdem die Signatur abgeschlossen ist oder wenn der Prozess Aufmerksamkeit erfordert
Das signierte Dokument wird unter Records Management klassifiziert und auf dem sicheren OT Achirve Server zur langfristigen Aufbewahrung gespeichert.
Papierbasierte Verfahren werden ebenfalls unterstützt
Die Umsetzung erfolgte in einer GxP-validierten OpenText Content Suite mit entsprechenden Anforderungen an die CSV-Dokumentation
ERGEBNISSE
Eliminierung aller unnötigen Benutzerschritte - der Prozess wird durch den Status ausgelöst und ist mit der Buchung des Business-Objekts in SAP abgeschlossen
Digitale Zwillinge von SAP-Geschäftsobjekten speichern signierte Vereinbarungen sicher und ermöglichen die zentrale Ablage anderer Dokumente im Geschäftskontext
Straffer Zeitplan für das Projekt erreicht
Vollständig automatisiert in OTCS & DocuSign
Synchronisierte Daten & Dokumente zwischen SAP & DMS
Pünktlich fertiggestellt
