ERFOLGSGESCHICHTE
Enterprise Content Management Vorstudie für die Spühl GmbH
Mit Schweizer Qualität und Präzision werden gemeinsam mit der Leggett & Platt Gruppe (US) Hochleistungsmaschinen für die Produktion von Federkernen entwickelt, bei der Spühl GmbH in der Schweiz hergestellt und in mehr als 150 Länder weltweit verkauft.
Erwin Baumann IT-Leiter, Spühl GmbH
"IseoSolutions hat uns pragmatisch, erfahren und mit Weitblick durch den tiefen DMS-Dschungel geführt. Die grafische Darstellung der Ergebnisse der Anforderungsanalyse und die Zuordnung zu den DMS-Anbietern hat uns die Argumentation gegenüber unseren Stakeholdern enorm erleichtert und auch der plötzliche Umstieg auf den europäischen Geltungsbereich war ohne weiteren Aufwand möglich."
Herausforderung
Auf der Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagement-System (DMS) beauftragte die Spühl GmbH die IseoSolutions AG mit einer detaillierten Anforderungsanalyse zur Klärung der notwendigen Leistungsmerkmale.
Im Vordergrund standen dabei die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses sowie die Integration in das konzernweit etablierte ERP-System "Epicor iScala". Basierend auf über 20 Jahren Branchenerfahrung übernahm die IseoLabs AG auch die Marktrecherche für die am besten geeignete DMS-Lösung und die Bewertung der Anbieterauswahl.
Ziele
Anforderungsanalyse und Spezifikation
Entwurf der Ziellösungsarchitektur
DMS-Marktforschung und Bewertung von DMS-Lösungsanbietern
DMS-Vorstudienforschung
In der ersten Phase analysierte IseoSolutions in enger Zusammenarbeit mit Erwin Baumann, IT-Leiter der Spühl GmbH, die bestehende IT-Infrastruktur und die vorhandenen Schnittstellen zum ERP-System "Epicor iScala".
Gemeinsam mit Frau Tanja Rudnicki, Leiterin der Finanzbuchhaltung, wurden die Besonderheiten des Rechnungsprüfungsprozesses und dessen internationale Anforderungen erfasst.
Geplante Lösungen
Eingangsrechnungsverarbeitung mit iScala-Integration und Kreditorendossier
Umfassendes DMS für alle Unternehmensbereiche
Verwaltung und Archivierung des Lebenszyklus von Dokumenten
Workflow-Unterstützung
Metadatenaustausch zwischen Epicor iScala und DMS
Integration der iScala-Ausgangsdokumente in das Dossier der Kreditorenbuchhaltung
Windows Explorer und MS Office Integration (MS Office 365/Outlook)
Auswahl des DMS-Anbieters und Änderung des Lösungsumfangs
Basierend auf den erarbeiteten Anforderungen der Spühl GmbH erstellte IseoSolutions eine Lösungsspezifikation und eine Vorauswahl möglicher und geeigneter Anbieter für die angestrebte DMS-Lösung und Implementierung. Dabei sollten in der Schweiz ansässige Unternehmen bevorzugt werden, um eine optimale Unterstützung bei der Implementierung und den anstehenden Erweiterungsschritten zu gewährleisten.
Ursprünglich war die DMS-Evaluation nur für die Spühl GmbH in der Schweiz geplant. Nach einer recht erfolgreichen Lösungspräsentation vor den Finanzverantwortlichen der Tochtergesellschaften der Leggett & Platt (L&P) Gruppe wurde der Geltungsbereich kurzerhand auf Europa ausgeweitet.
Dank des weitsichtigen taktischen Beratungsansatzes der IseoLabs AG wurden die Anforderungen schnell auf den größeren europäischen Rahmen der Leggett & Platt Gruppe ausgeweitet und in englischer Sprache weitergeführt.
Ergebnisse
Spezifizieren Sie die Anforderungen für die zukünftige Rechnungsverarbeitung, das allgemeine Dokumentenmanagement und die in Epicor iScala integrierte Archivierung;
Bereitstellung einer ECM-Lösungsarchitektur und eines Implementierungsplans;
Marktforschung, um geeignete potenzielle Anbieter zu finden;
Das System wird von 200 internen Anwendern bei Leggett & Platt für die Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten genutzt und in Epicor iScala integriert.
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