Neun Argumente für Ihre IT-Abteilung
Möchten Sie Ihre IT-Abteilung für die digitale Kreditorenbuchhaltung begeistern?
Die Vorteile der Kreditorenbuchhaltung für Anwender und Unternehmen liegen klar auf der Hand. Sie haben die Tipps zur Projektplanung im White Paper bereits gelesen und wollen nun loslegen? Wollen Sie auch Ihre Kollegen überzeugen? Die folgenden neun Argumente für Ihre IT-Abteilung helfen Ihnen, Vorbehalte abzubauen und Ihre Mitarbeiter für die Einführung der Kreditorenbuchhaltung zu begeistern:
1) Die Kreditorenbuchhaltung lässt sich schnell einführen und integrieren. Mehrwert durch Standardprozesse.
Die Rechnungen kommen per Post, E-Mail oder Fax und liegen in den entsprechenden "Postfächern". Der Weg, den die Kreditorenbuchhaltung einschlägt, ist in vielen Unternehmen derselbe. In der Tat ist er in fast allen Unternehmen derselbe. Gerade deshalb ist dieser Prozess so gut für die Digitalisierung geeignet.
Die Einführungszeit ist kurz, weil die digitale Kreditorenbuchhaltung ein Standardprozess ist. Der Rechnungszyklus des Unternehmens wird deutlich verbessert.
Standardisierte Schnittstellen zu Microsoft Dynamics NAV und AX, infor, Sage und anderen ERP-Systemen gewährleisten eine nahtlose Integration der Kreditorenbuchhaltung in Ihr ERP-, FA- oder MM-System.
Ein fein justierbares Berechtigungskonzept und ein integriertes Workflow-System stellen sicher, dass Freigaben zeitnah und nur von Berechtigten durchgeführt werden. Freigabeberechtigungen können bis zur Höhe des Rechnungsbetrages erteilt werden, d.h. ab einem festgelegten Schwellenwert muss die Rechnung von einem anderen Berechtigten freigegeben werden. Der Rechnungsworkflow stellt automatisch sicher, dass die Rechnung den richtigen Freigabeberechtigten erreicht.
2) Sie können die vorhandene Hardware weiter verwenden.
Um Papierrechnungen zu digitalisieren, benötigen Sie folgende Hardware, falls Sie diese noch nicht besitzen: einen Scanner oder ein Multifunktionsgerät. Die Scan-Komponenten können mit Ihrer Lösung geliefert werden und können sowohl für zentrales als auch für dezentrales Scannen verwendet werden.
Die Inhalte der Rechnungen werden mit einem Rechnungsleser bis auf die Ebene der Positionsdaten gelesen und mit den Stammdaten im ERP-System abgeglichen. So wird sichergestellt, dass die Belege und die gelesenen Informationen nahtlos in das System übernommen werden können.
3) Zuverlässige Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
Bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen - ob gescannt oder im Original - müssen gesetzliche Vorschriften wie Aufbewahrungsfristen etc. eingehalten werden. Die d.velop Kreditorenbuchhaltung und SharePoint Online bieten die Basis für die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen. Dank des elektronischen Rechnungseingangs und des damit verbundenen Rechnungsworkflows müssen Sie sich nicht um die Buchhaltung kümmern. Jeder Schritt des Prozesses wird dokumentiert. Die Ergebnisse des Freigabe-Workflows können auch als PDF-Dokument gespeichert und neben der Kreditorenbuchhaltung abgelegt werden.
Mit der Microsoft Cloud-Technologie können Sie auch die GoBD-konforme Aufbewahrung von Dokumenten sicherstellen. Hierfür ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die den Prozess detailliert beschreibt. Eine anschließende Bescheinigung des Wirtschaftsprüfers kann Sie dann zur Vernichtung Ihrer Papierdokumente ermächtigen.
4) Alle Komponenten für die digitale Bearbeitung von Verbindlichkeiten kommen aus einer Hand
Scannen, klassifizieren, integrieren, kontrollieren und archivieren - bei d.velop kommen alle Softwarekomponenten, die Sie für die digitale Abwicklung Ihrer Kreditorenbuchhaltung benötigen, aus einer Hand. So können Sie sicher sein, dass alle Komponenten einwandfrei miteinander funktionieren und zusammenarbeiten. Mehr als 7.500 Kunden vertrauen bereits auf Softwarelösungen von d.velop.
5) Sie können den gesamten Prozess vom Kauf bis zur Bezahlung abbilden
Die digitale Kreditorenbuchhaltung ist nur ein Baustein in einem kompletten Purchase to Pay (P2P) Prozess. Für einen durchgängig elektronischen Prozess vom Einkauf bis zur Zahlung bietet d.velop zusätzliche Lösungen zur digitalen Abrundung des P2P-Prozesses. So kann zum Beispiel der Bestellanforderungsprozess gegebenenfalls durch digitale Lieferantendossiers abgebildet werden.
Darüber hinaus kann der generierte Auftrag auf Basis von ERP-Schnittstellen automatisch an SharePoint Online übergeben werden. Die anschließende automatische Erstellung eines Auftragsdossiers bietet dann die Grundlage für die Ablage von Folgedokumenten wie E-Mail-Korrespondenz zum Auftrag, Wareneingangsscheine und sogar Rechnungen zum Auftrag selbst.
6) Einfache Anpassung durch grafische Benutzeroberflächen
Die digitale Kreditorenbearbeitung ist ein weitgehend standardisierter Prozess. Sollte das Standard-Workflow-Muster dennoch einmal aufgrund kundenspezifischer Anforderungen erweitert werden müssen, enthält die Lösung einen umfassenden Customizing-Leitfaden. Mit Hilfe dieses Customizings können Sie Freigabeprozesse einfach durch die Änderung weniger Parameter anpassen. Gleichzeitig können Sie für spezielle Fälle auch völlig neue Freigabe-Workflows erstellen. So können Sie z.B. betragsmäßige Freigabestufen nur durch Ankreuzen eines Kontrollkästchens steuern. Sie können auch zusätzliche Parameter für die Prozesslogik des Workflows festlegen, wie z.B.:
Einkäufergruppenfindung für Rechnungen mit Bestellbezug;
Verhalten bei Überschneidungen;
E-Mail-Benachrichtigungen im Falle von Eskalationen;
Uploads von zusätzlichen Dokumenten für die Rechnung durch einfaches Customizing;
Ein Vier-Augen-Prinzip zur Überprüfung.
7) Microsoft- und Webtechnologien werden durchgängig eingesetzt
Aus IT-Sicht kann es oft eine Herausforderung sein, eine große Anzahl verschiedener Anwendungen zu verwalten und das Fachwissen zu erhalten. Daher kann es wichtig sein, die vorhandenen Plattformen so strategisch und vielfältig wie möglich zu nutzen.
MS Office 365 kann eine solche Plattform sein. Die Verwendung von Outlook, Word usw. bedeutet, dass Office 365 oft bereits in der Organisation verwendet wird. Mit dem E3-Plan können zusätzliche Tools wie Teams, OneDrive oder SharePoint im Unternehmen lizenziert und genutzt werden.
In diesem Sinne sollte sich eine Softwarelösung idealerweise in diese bestehende Architektur einfügen. Diese "Einbettung" sollte visuell reibungslos sein und sich für den Endbenutzer gut anfühlen. Aus IT-Sicht hingegen sollte die Einbettung minimal invasiv sein und in Form von Microservices erfolgen, um die bestehende Office 365-Installation auf dem Tenant nicht negativ zu beeinflussen. Bei der d.velop-Lösung werden alle Dokumente in Ihrem Office 365-Tenant in SharePoint/Teams abgelegt. Der Workflow und die entsprechenden Scan-Komponenten werden als Cloud-Services in SharePoint geladen.
8) Die Interaktion mit dem ERP-System erfolgt über standardisierte Schnittstellen
Die Anbindung der Kreditorenbuchhaltung an das ERP-System ist ein wesentlicher Baustein, um den Rechnungsworkflow optimal zu gestalten. Standardisierte Schnittstellen in den ERP-Systemen und das entsprechende Pendant in der Kreditorenbuchhaltung schaffen eine reibungslose Kommunikation zwischen den Systemen und sorgen für eine saubere Übergabe von Daten und Belegen. Darüber hinaus ermöglichen sie die Erweiterung des ERP-Systems um sinnvolle Funktionen.
9) Der Status der Freigabeprozesse ist jederzeit einsehbar und transparent
Welche Workflows befinden sich in welchem Status? Bei einer großen Anzahl von Rechnungen ist es wichtig, den Überblick über alle Rechnungen zu behalten. Die Kreditorenbuchhaltung bietet standardmäßig eine kontinuierliche Protokollierung an, so dass Sie jederzeit die aktuellen Bearbeitungsstände einsehen können, sowie Informationen darüber, wer was wann freigegeben hat. Diese Funktion können Sie allerdings nur nutzen, wenn in Ihrem Unternehmen eine rechtliche Abstimmung und eine datenschutzrechtliche Freigabe erfolgt ist.
In Kombination mit einem ERP-System gibt es noch mehr Möglichkeiten, den gesamten Purchase to Pay (P2P)-Prozess zu überwachen: Es wird eine Übersicht bereitgestellt, mit der Sie alle Abläufe im P2P-Prozess auf einen Blick sehen können. Sie können die jeweiligen Prozess- und Bearbeitungsstände und ggf. die aktuellen Bearbeiter direkt einsehen. Skonto-Ampeln, direkte Belegsichten und der sofortige Zugriff auf SAP-Belege wie Rechnungen, Bestellungen oder Geschäftspartner-Stammdaten sind weitere Elemente des Analysemonitors, die dem Anwender die Arbeit erleichtern.
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