Tipps und Fallstricke bei der Projektplanung
Digitale Kreditorenbuchhaltung mit Microsoft 365 & SharePoint Online
Von d.velop.
Lohnt sich die digitale Kreditorenbuchhaltung nur für grosse Unternehmen?
Was wäre, wenn die Kreditorenbuchhaltung mit Microsoft 365 erschwinglicher wäre, als Sie dachten, und die Einführung einfacher wäre, als Sie es sich vorstellen? Sie können ganz einfach mit der digitalen Verarbeitung von Rechnungen in Ihrem Unternehmen beginnen. In diesem Whitepaper erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen das bietet und welche Rahmenbedingungen und mögliche Hindernisse Sie dabei beachten müssen.
Schon der Name "digitale Kreditorenbuchhaltung" verrät den Vorteil. Die Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eingehen, liegen während des gesamten Prozesses in digitaler Form vor. Dies erleichtert die Bearbeitung erheblich, da die Verteilung von Papierrechnungen per Hauspost im Unternehmen entfällt.
Mehr als nur Kosteneinsparungen - Zentraler Überblick und Transparenz
Wie genau funktioniert der digitalisierte Kreditorenbuchhaltungsprozess mit Software? Im ersten Schritt werden papierbasierte Rechnungen gescannt, wodurch sie in digitaler Form zur Verfügung stehen. Die digitalisierte Rechnung wird in einem Hauptcockpit bereitgestellt. In diesem Cockpit werden alle eingegangenen Rechnungen zusammen mit den zugehörigen Metadaten und relevanten Prozessinformationen aufgelistet.
Die Finanzbuchhaltung als Verfahrensverantwortliche hat somit einen Überblick, welche Mitarbeiter welche konkreten Rechnungen gerade bearbeiten. Die detaillierte Prozesshistorie erhöht die Transparenz der Vorgänge. Die im Cockpit verfügbaren Rechnungsdaten können für das Cash Management, die Budgetverantwortlichen und andere Interessierte aggregiert werden. Diese Reduzierung und Vereinfachung der Bearbeitung wirkt sich unmittelbar auf die Kostenstruktur aus: Die Prozesskosten können um bis zu 75% gesenkt werden.
Digitale Kreditorenbuchhaltung mit Microsoft 365 im Überblick
Präzise, objektive Prüfung und Freigabe
Kurze Umsetzungsphasen
Variable Abbildung der Unternehmensprozesse
Standortübergreifende Prüfung und Freigabe
Vollständige Prozesstransparenz mit Hilfe des Kreditorenmonitors
Zentrale Datenverwaltung ohne redundante Duplikate
Workflow auf der Grundlage von ERP- oder Nicht-ERP-Rechnungen
Automatische Bearbeiterfindung im Workflow (kann auch manuell eingestellt werden)
Revisionssichere Speicherung von Anhängen im Workflow und automatische Archivierung des Workflow-Protokolls
Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands
Bei einem klassischen papierbasierten Prozess müssen die Mitarbeiter die Rechnungsdaten manuell in das ERP-System eingeben. Eine oft mühsame und langwierige Aufgabe, die dank der digitalen Kreditorenbuchhaltung nicht mehr nötig ist. Alle benötigten Daten werden automatisch erfasst und übertragen. Insgesamt ergibt sich dadurch eine erhebliche Zeitersparnis im gesamten Prozess.
Reduzierte Zykluszeiten
Die Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind, werden automatisch ermittelt, was zur Verringerung der Durchlaufzeiten beiträgt. Nicht zuletzt ist die digitale Übergabe von Workflow-Aufgaben an die einzelnen Bearbeiter viel schneller als der Versand von Papierdokumenten per Hauspost, vor allem wenn Mitarbeiter über mehrere Standorte hinweg zusammenarbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie durch den systematischen Prozess Rabatte besser ausnutzen können.
Optimierte Prozesse für das gesamte Unternehmen
Der Workflow für die Kreditorenbuchhaltung steuert die Aufgabenverteilung während des gesamten Prozesses. Die detaillierte Zuordnung von Verantwortlichkeiten stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien korrekt einhalten. So bietet die digitale Kreditorenbuchhaltung mehrere Sicherheitsmerkmale, wie z.B. Merkmale zum verpflichtenden Vier-Augen-Prinzip oder zur Mehr-Assessoren-Prüfung sowie Merkmale zur Ermittlung von Betragsgrenzen für die Rechnungsfreigabe. Ein weiteres Merkmal ist die automatische Zuordnung von Verantwortlichkeiten über den gesamten Prozess hinweg. Nicht nur der Prozessablauf, sondern auch die digitale Ablage der Dokumente in einem revisionssicheren Archiv spielt in der Kreditorenbearbeitung eine wichtige Rolle.
Perfekte ERP-Integration
Ein wichtiges Potenzial der digitalen Kreditorenbuchhaltung ist die vollständige Integration in ein ERP-System und damit in die Abläufe des Rechnungswesens eines Unternehmens. Vom Scannen einer Rechnung über das automatische Auslesen der relevanten Informationen wie Kopf- und Positionsdaten und die direkte Vorerfassung im ERP-System bis hin zur Freigabe und anschließenden Buchung: Die ermittelten Rechnungsdaten werden automatisch an das ERP-System übergeben und können dort wie gewohnt weiterverarbeitet werden. Und das sogar ohne direkten Zugriff auf das ERP-System: Nicht-ERP-Anwender können über ein Web-Interface direkt in den Rechnungsworkflow eingebunden werden. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, dass Rechnungen geprüft oder freigegeben werden können.
Können Sie die Kreditorenbuchhaltung auch aus rechtlicher Sicht zulassen?
Wenn Sie Rechnungen elektronisch verarbeiten, egal ob sie gescannt oder als Original zugestellt werden, müssen Sie grundlegende rechtliche Bestimmungen zur Aufbewahrung beachten. Mit der d.velop-Kreditorenbearbeitung arbeiten Sie GoBD-konform und können ZUGfERD-Rechnungen schnell und einfach verarbeiten.
GoBD? Kein Problem!
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) haben mit Wirkung zum 1. Januar 2015 die GoBS (Grundsätze für ordnungsgemässe EDV-gestützte Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfung digitaler Unterlagen) abgelöst. Dokumente und Daten, die der GoBD unterliegen, müssen in besonderer Weise verarbeitet werden.
Besondere Verarbeitung? Durch den elektronischen Rechnungseingang und den damit verbundenen Rechnungsworkflow müssen Sie sich keine Gedanken über die Berücksichtigung steuerrechtlich relevanter Daten machen. Sofern eine Verfahrensdokumentation vorliegt, können Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen GoBD-konform in Microsoft 365 abgelegt werden.
Typische Fallstricke bei der Projektplanung
Die Einführung der digitalen Kreditorenbuchhaltung ist kein rein technisches Projekt. Verzögerungen im Projektverlauf sind nicht zwangsläufig auf Schwierigkeiten bei der Umsetzung zurückzuführen. Organisatorische Unklarheiten führen oft zu unerwarteten Hindernissen, und wenn Sie sie bei der Planung eines Projekts erkennen können, werden spätere Unterbrechungen verhindert.
Die Stärken des XRechnung-Formats nutzen
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU hat die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge europaweit verpflichtend gemacht. In Deutschland vereinheitlicht XRechnung endlich die verschiedenen Rechnungsformate, so dass Rechnungen ohne Medienlücken weiterverarbeitet werden können und dadurch Rechnungsbearbeitungszeiten, Kosten und nicht zuletzt die vielen Fehlerquellen drastisch reduziert werden.
Nachdem die öffentliche Verwaltung und ihre nachgelagerten Rechnungssteller den Anfang gemacht haben, erwarten die Experten, dass sich das Format XRechnung in allen Bereichen der Wirtschaft durchsetzen wird.
Mit der d.velop-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung haben Sie alle Möglichkeiten: Herkömmliche Papierrechnungen werden ebenso zuverlässig verarbeitet wie PDF-, XRechnung und ZUGFERD 2.0-Rechnungen (ein weiteres gesetzlich anerkanntes Format).
Darüber hinaus generiert die Software aus der XML-Datei ein menschenlesbares Abbild der XRechnung mit Volltextindizierung. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Systeme und Ihre Mitarbeiter auch weiterhin alle wichtigen Rechnungsinformationen schnell und zuverlässig finden können
Falsche Definition von Verantwortlichkeiten
In vielen Unternehmen gibt es fest definierte Regeln für Zuständigkeiten und Genehmigungsbefugnisse. Auf den ersten Blick scheint es eine gute Idee zu sein, diese Vorgaben als Grundlage für die Steuerung des digitalen Rechnungsflusses zu nutzen. Nach der Umsetzung dieser Regeln stellt man jedoch häufig fest, dass zwischen den festgelegten Regeln und dem in der Vergangenheit tatsächlich praktizierten Verfahren teilweise erhebliche Unterschiede bestehen.
Die Transparenz, die ein digitaler Prozess und die systemseitige Verifikation von Regeln bieten, ermöglicht es Ihnen, diese Diskrepanzen bei Tests in günstigen Instanzen aufzudecken. In weniger günstigen Fällen erkennen die Menschen dieses Problem erst, wenn die produktive Nutzung begonnen hat. In diesen Fällen müssen sie entscheiden, ob sie die festgelegten Regeln oder ihre Arbeitsweise anpassen wollen.
TIPP
Prüfen Sie, wie die Rechnungen in Ihrem Unternehmen tatsächlich bearbeitet werden.
Mangelndes Wissen über Prozesse
Ist jeder Beteiligte über die Abläufe der Kreditorenbuchhaltung informiert? Mangelndes Wissen über die Prozesse kann zu deutlich längeren Projektlaufzeiten führen. Im schlimmsten Fall führt es dazu, dass die Nutzer einen digitalen Prozess ablehnen.
TIPP
Erfassen Sie den aktuellen Wissensstand aller Teilnehmer über den Rechnungsprozess im Voraus und im Detail.
Verfahren werden nicht laufend überprüft
Organisatorische Hürden, wie z. B. viele verschiedene Positionen, die einzelne Rechnungen freigeben, verzögern den Prozess und verringern so den Zeitvorteil durch den Einsatz eines digitalen Rechnungszyklus. Insbesondere die Struktur des Organisationsprozesses birgt ein großes Potenzial, die Zykluszeit zu beschleunigen, aber auch zu verzögern. Solche Prozessbremsen müssen frühzeitig erkannt werden.
TIPP
Etablieren Sie einen kontinuierlichen Überwachungsprozess für Ihre eigenen Verfahren vor, während und nach der Einführung der digitalen Kreditorenbearbeitung.
Projektbeteiligte arbeiten gegeneinander
Für eine erfolgreiche Einführung der digitalen Kreditorenbuchhaltung ist es besonders wichtig, dass alle Projektbeteiligten aus dem Unternehmen und dem Softwareanbieter eng zusammenarbeiten. Nur so können alle das angestrebte Projektziel erreichen. Diese Notwendigkeit gilt grundsätzlich für jedes Innovationsprojekt. Niemand sollte glauben, dass die Einführung von Standardsoftware kein besonderes Engagement des Projektteams erfordert.
TIPP
Planen Sie auch für digitale Projekte sowohl ein Kick-off-Meeting als auch regelmäßige Meilenstein-Meetings mit persönlichem Austausch und feiern Sie erfolgreiche Projektabschlüsse.
Fehlende aktive Mitbestimmung der Nutzer
Die Digitalisierung und Veränderung von Geschäftsprozessen kann nie allein durch die Möglichkeiten einer Software erfolgreich sein. Vielmehr ist es wichtig, dass die Verantwortlichen und Mitarbeiter des Anwenderunternehmens die Veränderung aktiv mitgestalten. Das gilt für den gesamten Lebenszyklus eines Projekts, von der Konzepterstellung über die Tests bis hin zum Go-Live der Lösung. Und darüber hinaus.
TIPP
Führen Sie ein gezieltes Projektmarketing durch, um die digitalen Veränderungen für die Nutzerinnen und Nutzer frühzeitig nachvollziehbar zu machen und eine größtmögliche Akzeptanz bei ihnen zu schaffen.
Die Leute vergessen, nach vorne zu schauen
Denken Sie daran, in die Zukunft zu blicken. Nicht nur während der Einführung der Kreditorenbuchhaltung, sondern auch danach müssen Sie regelmäßig abwägen, ob Sie den Status quo beibehalten oder Ihr Verfahren ändern. Haben sich Ihre Rahmenbedingungen verändert? Müssen Sie Abläufe anpassen?
TIPP
Sorgen Sie für einen kontinuierlichen Fortschritt und rüsten Sie die verantwortlichen Projektleiter in Ihrem Unternehmen mit den erforderlichen Entscheidungskompetenzen aus.
Cloud-Lösungen können helfen, Stolpersteine von vornherein zu vermeiden
Die Fähigkeit, sich den späteren Gesamtprozess vorzustellen, kann in klassischen On-Premises-Projekten frühzeitig eine echte Herausforderung sein. Das liegt daran, dass On-Premises-Software sehr einzigartig sein kann und ihre Implementierung und Bereitstellung komplexer sein kann. Diese Kombination kann es schwierig machen, die Auswirkungen auf den Prozess zu verstehen. Im Gegensatz dazu ist Cloud-Software so standardisiert wie möglich konzipiert und in kurzer Zeit verfügbar. Diese Funktion ermöglicht es den an einem Projekt beteiligten Personen, früher als zuvor ein Gefühl für die Änderungen in einem Prozess zu bekommen.
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