Das Ende der papierbasierten Dokumentenmappen ist nahe.
Was kommt als nächstes?
In nicht allzu ferner Vergangenheit waren Aktenordner ein gängiges Organisationsmittel für Unternehmen und andere Organisationen. Mit ihren stabilen Einbänden und verstärkten Ringen konnten diese Ordner Hunderte von Seiten an Dokumenten an einem Ort aufbewahren.
Doch mit dem Aufkommen von digitalen Dokumentenverwaltungssystemen hat die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen speichern, verändert. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Vorteilen, die mit der Umstellung auf papierlose Systeme verbunden sind, und mit der Frage, warum viele Unternehmen heute auf diese Lösung umsteigen.
Physische Ordner sind in der Regel unhandlich und schwer zu verwalten, vor allem, wenn mehrere Personen Zugriff auf die Inhalte benötigen.
Physische Ordner sind in der Regel unhandlich und schwer zu verwalten, vor allem, wenn mehrere Personen auf die Inhalte zugreifen müssen. Sie können schwer zu finden sein, da sie in der Regel in einem Aktenschrank oder einer Schachtel aufbewahrt werden - und wenn Sie diese Informationen mit jemandem aus demselben Team oder Projekt teilen möchten, müssen Sie ihm entweder eine Kopie per E-Mail schicken oder Kopien Ihrer physischen Mappe anfertigen und ihm eine geben.
Das Problem wird nur noch größer, wenn es um die Zeit für Präsentationen geht: Ihr Chef braucht vielleicht etwas aus Ihrer Mappe, auf das in einer früheren Besprechung Bezug genommen wurde - aber jetzt ist es 22 Uhr, und Sie haben keine Ahnung, wo das Ding ist!
Dokumentenmanagementsysteme lösen viele der Probleme, die mit physischen Aktenordnern verbunden sind, indem sie Ihre Inhalte digitalisieren und in einer organisierten, durchsuchbaren Form speichern.
Systeme zur Dokumentenverwaltung lösen viele der Probleme, die mit physischen Aktenordnern verbunden sind, indem sie Ihre Inhalte digitalisieren und in einer organisierten, durchsuchbaren Form speichern.
Wenn Sie Dokumente in einem DMS speichern, werden sie elektronisch gespeichert und sind von jedem Ort aus über einen Webbrowser oder eine mobile App zugänglich. So sind sie leicht zu finden, wenn Sie sie brauchen, selbst wenn sie tief im System vergraben sind - kein Wühlen mehr in Papierstapeln! Sie können auch nach bestimmten Schlüsselwörtern suchen, um relevante Inhalte schnell und einfach zu finden. Und da alles digital gespeichert wird, besteht auch nicht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen, wenn sie verlegt oder bei einem Brand oder einer Überschwemmung beschädigt werden.
Software für die digitale Dokumentenverwaltung kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen.
Vielleicht fragen Sie sich, welche Vorteile eine Software für die digitale Dokumentenverwaltung bietet. Hier sind ein paar Gründe, die Sie berücksichtigen sollten:
Kosteneinsparungen. Dokumentenmanagementsysteme sparen Zeit und Geld, indem sie papierbasierte Prozesse wie das Scannen, Kopieren und Ablegen von Dokumenten überflüssig machen.
Gesteigerte Produktivität. Die Mitarbeiter können jedes benötigte Dokument sofort finden, da alle Dateien elektronisch an einem Ort gespeichert sind - in der Cloud oder auf dem eigenen Computer - und mit anderen Mitarbeitern geteilt werden können. Dies ermöglicht eine schnellere Kommunikation auf allen Ebenen Ihres Unternehmens, so dass es effizienter als je zuvor arbeiten kann.
Verbesserung der Sicherheit. Bei herkömmlichen Aktenschränken, die mit Tausenden von Papierdokumenten gefüllt sind, können sensible Daten wie Jahresabschlüsse oder Kundennamen leicht in die falschen Hände geraten, wenn jemand in Ihr Büro einbricht oder die Akten aus einem Lagerraum außerhalb Ihres Gebäudes (z. B. einem Lagerhaus) stiehlt. Digitale Dateien sind verschlüsselt, so dass ohne entsprechende Berechtigungsnachweise nicht auf sie zugegriffen werden kann; dies bedeutet ein geringeres Risiko des Datenverlusts im Vergleich zu herkömmlichen Papierordnern, die nicht einmal Schlösser haben!
Wir sind gespannt, wie diese neue Form der Dokumentenverwaltung die Arbeitsweise von Unternehmen verändern wird. Die alten Methoden der Geschäftsabwicklung verblassen schnell und werden durch neue Technologien ersetzt, die es den Unternehmen leichter machen, ihre Aufgaben zu erledigen.
Joachim Freitag, Managing Partner IseoSolutions
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