Warten Sie mit der Digitalisierung? Es kostet Sie mehr, als Sie denken

Finanzielle und operative Risiken einer verzögerten DMS/ECM-Einführung

Seien wir ehrlich - niemand mag Veränderungen, vor allem dann nicht, wenn sie neue Systeme, neue Schulungen und eine Änderung der Art und Weise, wie Ihr Team die täglichen Aufgaben erledigt, mit sich bringen. Wenn es um Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) geht, ist das Warten nicht ungefährlich. Es ist teuer.

Und das nicht nur im Kleinen - es geht um viel Geld, verschwendete Zeit, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften und sogar verlorene Kunden.

Schauen wir also genauer hin.

Sind Sie bereit, keine Zeit, kein Geld und keine Chancen mehr zu verschwenden?

Joachim Freitag, Geschäftsführer bei IseoSolutions

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Wie manuelle Prozesse die Produktivität zerstören

Sie denken, Ihr Team ist "beschäftigt"? Sie sind mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt. Die manuelle Handhabung von Dokumenten ist einer der größten Produktivitätskiller in jedem Unternehmen.

Mitarbeiter verbringen im Durchschnitt 30 % ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Ein Drittel ihres Tages, jeden Tag, wird nicht mit sinnvoller Arbeit, sondern mit dem Durchsuchen von Ordnern verschwendet.

Und das sind nicht die einzigen Kosten.

Es ist nicht nur ineffizient. Es ist riskant.

ÜBER DEN AUTOR

Alexandra Freitag, Gesellschafterin IseoSolutions

Alexandra konzentriert sich auf die verschiedenen Facetten von ECM/EIM, die sich um Programmmanagement, Computersystemvalidierung (GAMP5) und Implementierung drehen, egal ob es sich dabei um Geschäftslösungen rund um SAP Archiving/Document Access/Extended ECM oder die Leitung von ECM-Implementierungsprojekten in komplexen Umgebungen mit mehreren Beteiligten auch in kontrollierten Umgebungen handelt. Bevor sie IseoSolutions mitbegründete, gründete sie ihr eigenes Unternehmen im CMS-Bereich und arbeitete in der Audit-, Forensik- und ECM-Praxis eines der größten Beratungsunternehmen weltweit. Alexandra berät seit über 10 Jahren kleine, mittlere und große Unternehmen zu den besten ECM/EIM- und Validierungspraktiken für ihr Unternehmen.

Die wahren Kosten des Nichtstuns

Lassen Sie uns über Zahlen sprechen. Denn Ihre Gewinn- und Verlustrechnung lügt nicht.

Für ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern:

  • Jeder Mitarbeiter verbringt etwa 18 Minuten pro Tag mit der Suche nach Dokumenten.

  • Das sind 1.620 Stunden pro Jahr.

  • Und das bei einem Durchschnittsgehalt von 50.000 Dollar? Sie verbrauchen jährlich 81.000 Dollar allein für die verlorene Suchzeit.

Und nun bedenken Sie Folgendes:

Die Verzögerung der digitalen Einführung kostet Sie nicht nur Geld, sondern birgt auch die Gefahr von Fehlern und Umsatzeinbußen.

Compliance-Risiken: Wenn "später" zu spät wird

In regulierten Branchen schaden Dokumentationsfehler nicht nur Ihrem Ruf, sondern auch Ihrem Gewinn.

  • Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften können bei 100.000 Dollar beginnen und bei größeren Unternehmen auf bis zu 14,8 Millionen Dollar ansteigen (Ponemon Institute, 2020).

  • Produktrückrufe aufgrund von Dokumentationsfehlern? Diese können zwischen 10 und 100 Millionen Dollar betragen (FDA, 2022).

Bei einem DMS geht es nicht nur darum, die Dinge zu organisieren. Es geht darum, finanzielle Katastrophen zu vermeiden.

Ihre Konkurrenten warten nicht auf den "richtigen Zeitpunkt"

In der heutigen Welt ist Geschwindigkeit keine Option. Sie ist ein Wettbewerbsvorteil.

Unternehmen, die DMS/ECM-Lösungen einsetzen, reduzieren die Zeit für das Auffinden von Dokumenten um 80 % (AIIM, 2020). Schnellerer Dokumentenzugriff bedeutet schnellere Projekte, schnellere Genehmigungen und schnellere Markteinführungen.

Und diese Geschwindigkeit? Sie schlägt sich in echten Einnahmen nieder.
Ein Wettbewerber, der sogar drei Monate früher auf den Markt kommt, kann einen zusätzlichen Umsatz von 1 Million Dollar oder mehr erzielen (McKinsey).

Darüber hinaus stärkt eine klare und effiziente Dokumentenverwaltung das Vertrauen der Kunden. Unternehmen, die Wert auf Transparenz legen, verzeichnen einen Anstieg der Kundentreue um 30 % (Harvard Business Review).

Die $100K-Frage: Können Sie es sich leisten zu warten?"

Lassen Sie uns das Ganze unter die Lupe nehmen. Sie brauchen kein Finanzstudium, um zu erkennen, welche Lösung sinnvoll ist. Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern könnte fast 100.000 Dollar pro Jahr einsparen - allein durch die Modernisierung seiner Dokumentensysteme.

Der Beweis, dass sich Digitales auszahlt

Die Umstellung auf die digitale Technik ist nicht nur eine Theorie - sie ist bewiesen.

  • OpenText hat einer globalen Organisation geholfen, die Zeit für das Auffinden von Dokumenten um 75% zu reduzieren und so jährlich über 200.000 Dollar einzusparen.

  • Mit der ECM-Lösung von Microsoftkonnte ein Gesundheitsdienstleister die Kosten für die Dokumentenverwaltung um 50 % senken und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften verbessern.

  • ISEO Solutions hat die Bearbeitungszeit für ein Fertigungsunternehmen um 40 % verkürzt und gleichzeitig das Risiko der Einhaltung von Vorschriften verringert.

Dies sind keine einmaligen Ereignisse. Dies sind die Art von Gewinnen, die Unternehmen sehen, wenn sie nicht mehr warten, sondern anfangen zu handeln.

Das Urteil

Die Quintessenz ist die folgende:
Je länger Sie mit der Modernisierung Ihrer Dokumentensysteme warten, desto mehr müssen Sie dafür bezahlen.

Die Geldflucht hört nicht von selbst auf. Die Risiken schrumpfen nicht mit der Zeit. Die Kluft zwischen Ihnen und Ihren Konkurrenten? Sie wird einfach immer größer.

Die eigentliche Frage lautet also nicht:
"Ist es der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung?"

Sie lautet:
"Wie viel sind Sie bereit, noch zu verlieren, bevor Sie es tun?"

Sind Sie bereit, keine Zeit, kein Geld und keine Chancen mehr zu verschwenden?

Joachim Freitag, Geschäftsführer bei IseoSolutions

Als Spezialisten für Enterprise Content Management können wir Ihnen helfen, das Beste aus den Microsoft-Produkten herauszuholen und Ihre wichtigsten Fragen zu beantworten. Buchen Sie noch heute ein kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch mit uns.

FAQ's

  • Der Support für Office 2016 und Office 2019 endet offiziell am 14. Oktober 2025. Nach diesem Datum wird Microsoft keine Sicherheitsbehebungen, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr für diese Produkte bereitstellen.

  • Die weitere Verwendung von Office 2016 oder Office 2019 nach dem Enddatum des Supports kann Ihr Unternehmen anfällig für potenzielle Sicherheitsbedrohungen, Produktivitätsverluste und Compliance-Probleme machen. Nicht unterstützte Software erhält möglicherweise keine wichtigen Updates, was sie anfällig für Angriffe macht.

  • Microsoft empfiehlt die Umstellung auf die Cloud mit Microsoft 365 E3, das stets aktuelle Versionen bekannter Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie intelligente Dienste und grundlegende Sicherheitsfunktionen bietet. Für Geräte, die nicht in die Cloud wechseln können, wird ein Upgrade auf Office LTSC 2024 empfohlen.

  • Unternehmen sollten zunächst ihre aktuellen Office-Bereitstellungen überprüfen, um Geräte mit Office 2016 oder 2019 zu identifizieren. Als Nächstes sollten Sie Upgrade-Optionen wie Microsoft 365 E3 oder Office LTSC 2024 auf der Grundlage der Anforderungen des Unternehmens bewerten. Die Nutzung von Microsoft-Ressourcen, einschließlich Upgrade-Anleitungen und Support-Diensten wie Microsoft FastTrack, kann einen reibungslosen Übergang erleichtern.

  • Auch wenn die Anwendungen nach dem Enddatum des Supports weiterhin funktionieren, erhalten sie keine Updates oder Unterstützung mehr von Microsoft. Dieser fehlende Support kann zu erhöhten Sicherheitsschwachstellen und potenziellen Kompatibilitätsproblemen mit anderer Software oder Diensten führen.

Referenzen

Microsoft SharePoint Informationsarchitektur: Alles, was Sie wissen müssen

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