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SharePoint-Informationsarchitektur für sicheres, effizientes Datenmanagement freischalten
Möchten Sie den digitalen Arbeitsbereich Ihres Unternehmens verbessern? Möchten Sie sicherstellen, dass die Daten und Ressourcen Ihres Unternehmens sicher und leicht zugänglich sind? Die SharePoint-Informationsarchitektur ist ein leistungsstarker Ansatz, der Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen.
In diesem Blog-Artikel wird die SharePoint-Informationsarchitektur mit ihren Vorteilen, Best Practices und Überlegungen vorgestellt. Wir diskutieren auch die SharePoint Online-Architektur und stellen eine Checkliste mit Maßnahmen zur Verfügung, die Sie bei der Entwicklung einer effektiven SharePoint-Informationsarchitektur unterstützen. Fangen wir an!
Was ist eine SharePoint-Informationsarchitektur?
Die SharePoint-Informationsarchitektur ist ein leistungsfähiger Ansatz für die Verwaltung digitaler Arbeitsbereiche, da sie Ihnen hilft, eine sichere, organisierte und leicht durchsuchbare Umgebung für alle zugehörigen Sites zu schaffen und ein effektives Dokumentenmanagement zu betreiben. Sie kann Ihnen auch dabei helfen, sicherzustellen, dass die Inhalte in Ihren digitalen Arbeitsbereichen richtig strukturiert und zugänglich sind.
Die SharePoint-Informationsarchitektur umfasst drei wichtige Komponenten: Inhaltstypen, Metadaten und Taxonomie.
Inhaltstypen sind die Bausteine der SharePoint-Informationsarchitektur und werden verwendet, um die Arten von Daten, Informationen oder Inhalten zu definieren, die in einem digitalen Arbeitsbereich gespeichert sind.
Metadaten sind Informationen über den Inhalt, die zur Beschreibung, Kategorisierung und Suche von Daten verwendet werden.
Taxonomie ist der Prozess der Organisation von Inhalten in Kategorien und Hierarchien.
SharePoint Informationsarchitektur (IA)
SharePoint Information Architecture (IA) ist eine Methode zur Organisation, Strukturierung und Verbindung von Daten, Informationen und Inhalten in einem digitalen Arbeitsbereich. Sie hilft Ihnen, eine effiziente und sichere Umgebung zu schaffen, die es Ihren Benutzern ermöglicht, relevante Inhalte und gemeinsame Ressourcen, die sie benötigen, schnell und einfach über eine Sammlung von Unterseiten zu finden.
Vorteile der SharePoint-Informationsarchitektur
Verbesserte Suchbarkeit
Mit der SharePoint-Informationsarchitektur lassen sich die benötigten Inhalte schnell und einfach finden. Mit richtig strukturierten Metadaten können Sie auf Ihrer SharePoint-Website mit Hilfe von Schlüsselwörtern und Filtern leicht nach Inhalten suchen.
Gesteigerte Effizienz
Durch die Organisation und Strukturierung von Inhalten kann die SharePoint-Informationsarchitektur dazu beitragen, die Effizienz Ihres digitalen Arbeitsbereichs zu verbessern. Mithilfe von Inhaltstypen und Taxonomien können Sie schnell die benötigten Informationen finden, ohne endlose Datenmengen durchsuchen zu müssen.
Verbesserte Sicherheit
Die SharePoint-Informationsarchitektur trägt auch zur Verbesserung der Sicherheit Ihrer digitalen Arbeitsbereiche bei. Sie hilft bei der Umsetzung bestimmter Governance-Richtlinien für die Erstellung und Nutzung von Websites. Mit ordnungsgemäß strukturierten Inhaltstypen und Taxonomien können Sie den Zugriff auf sensible Daten problemlos einschränken.
Verbessertes Benutzererlebnis
Mit der SharePoint-Informationsarchitektur können Sie eine ansprechende und intuitive Benutzererfahrung schaffen. Mit richtig strukturierten Inhaltstypen und Taxonomien können Benutzer die benötigten Inhalte leicht finden, ohne endlose Datenmengen durchsuchen zu müssen.
Reduzierte Kosten
Die SharePoint-Informationsarchitektur kann auch dazu beitragen, die mit der Verwaltung digitaler Arbeitsbereiche und Websites verbundenen Kosten zu senken. Durch die Organisation und Strukturierung von Inhalten können Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die manuelle Dateneingabe, -abfrage und -pflege reduzieren.
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Bewährte Praktiken der SharePoint-Informationsarchitektur
Bei der Gestaltung und Implementierung der SharePoint-Informationsarchitektur ist es wichtig, bewährte Verfahren zu befolgen, um den Erfolg Ihres digitalen Arbeitsbereichs zu gewährleisten. Hier sind einige bewährte Verfahren, die Sie beachten sollten:
Definieren Sie Inhaltstypen: Inhaltstypen sind die Bausteine der SharePoint-Informationsarchitektur, daher ist es wichtig, sie richtig zu definieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Inhaltstypen erstellen, die die Arten von Daten, Informationen oder Inhalten, die in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeichert sind, genau beschreiben.
Erstellen einer Taxonomie: Unter Taxonomie versteht man den Prozess der Organisation von Inhalten in Kategorien und Hierarchien. Die SharePoint-Architektur vor Ort basiert in der Regel auf einem hierarchischen System von Websitesammlungen und Untersites. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Taxonomie darauf, dass Sie logische Kategorien und Hierarchien erstellen, die den in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeicherten Inhalt genau beschreiben.
Entwerfen Sie Metadaten: Metadaten sind Informationen über den Inhalt, die zur Beschreibung, Kategorisierung und Suche nach Daten verwendet werden. Achten Sie bei der Gestaltung Ihrer Metadaten darauf, dass sie Schlüsselwörter und Filter enthalten, die die in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeicherten Inhalte genau beschreiben.
Definieren Sie Site Templates: Spezifische Site-Templates werden verwendet, um die verschiedenen Arten von Sites abzubilden, die Sie für Ihre Anforderungen an die Informationsverwaltung und -weitergabe benötigen. Ziehen Sie in Erwägung, Site-Vorlagen für Abteilungs-Sites, Collaboration-Sites und Extranet-Sites zu erstellen.
Navigationsknotenpunkte einrichten: Navigationsknotenpunkte oder Navigationsseiten für Abteilungen und Kooperationswebsites erleichtern Ihren Benutzern und Website-Besuchern das Auffinden und Navigieren in den verschiedenen und zugehörigen Websites, die Sie erstellen werden.
Nutzung überwachen: Es ist wichtig, die Nutzung Ihres digitalen Arbeitsbereichs zu überwachen, um sicherzustellen, dass er richtig genutzt wird. Überwachen Sie die Nutzeraktivitäten, um sicherzustellen, dass die Nutzer auf die Inhalte auf die richtige Weise zugreifen und dass die Inhalte auf angemessene Weise geteilt werden.
Mit der Zeit anpassen: Da sich Ihr digitaler Arbeitsbereich weiterentwickelt, ist es wichtig, dass Sie Ihre SharePoint-Informationsarchitektur regelmäßig überprüfen und anpassen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Inhaltstypen, Metadaten und Taxonomie überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass Ihr digitaler Arbeitsbereich organisiert und sicher ist.
SharePoint Online Architektur
SharePoint Online umfasst mehrere Komponenten und eine Website-Struktur, mit deren Hilfe Sie digitale Arbeitsbereiche erstellen und verwalten können, darunter SharePoint-Sites, Bibliotheken, Listen, Webparts und andere Website-Aktivitäten.
SharePoint-Sites bieten eine sichere und intuitive Umgebung zum Speichern und Freigeben von Daten, Informationen und Inhalten, um die Gesamtausrichtung und Koordination des Intranets Ihres Unternehmens zu verwalten.
Bibliotheken bieten eine Struktur für die Organisation und Verwaltung digitaler Inhalte und sind ein physisches Konstrukt mit begrenzter Flexibilität.
SharePoint-Listen bieten eine einfache Möglichkeit zum Speichern und Freigeben von Daten.
SharePoint-Webparts wie Webanwendungen bieten eine einfache Möglichkeit, Ihre Dokumentenbibliothek anzupassen und verwandte Inhalte zu finden.
SharePoint Online enthält auch mehrere Funktionen, die Ihnen bei der Erstellung einer effektiven SharePoint-Informationsarchitektur helfen können, darunter Inhaltstypen, Metadaten und Taxonomie. Mit diesen Funktionen können Sie Ihren digitalen Arbeitsbereich einfach strukturieren, organisieren und verwalten.
SharePoint Online
SharePoint Online ist eine cloudbasierte Plattform zur Erstellung und Verwaltung digitaler Arbeitsbereiche. Sie bietet eine sichere und intuitive Umgebung zum Speichern und Freigeben von Daten, Informationen und Inhalten. Außerdem werden Inhalte von anderen Websites und Seiten, die sich innerhalb der Team-Site befinden, automatisch aktualisiert, und Sie können auf Ihre personalisierte Ansicht von SharePoint-Team-Sites, Kommunikations-Sites und News-Posts zugreifen, indem Sie Beziehungen als Links modellieren, damit sie sich an Veränderungen anpassen können.
Entwerfen einer effektiven SharePoint-Informationsarchitektur
Der Entwurf einer effektiven SharePoint-Informationsarchitektur erfordert sorgfältige Planung und Liebe zum Detail. Hier sind einige Tipps:
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1. Definieren Sie Ihre Ziele
Bevor Sie mit der Gestaltung Ihrer SharePoint-Informationsarchitektur beginnen, müssen Sie Ihre Ziele definieren. Was möchten Sie mit Ihrem digitalen Arbeitsbereich erreichen? Welche Arten von Daten, Informationen und Inhalten möchten Sie speichern?
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2. Inhaltstypen definieren
Inhaltstypen sind die Kernkomponenten der SharePoint-Informationsarchitektur, daher ist es wichtig, sie richtig zu definieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Inhaltstypen erstellen, die die Arten von Daten, Informationen oder Inhalten, die in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeichert sind, genau beschreiben.
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3. Erstellung einer Taxonomie
Unter Taxonomie versteht man den Prozess der Organisation von Inhalten in Kategorien und Hierarchien. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Taxonomie darauf, dass Sie logische Kategorien und Hierarchien erstellen, die die in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeicherten Inhalte genau beschreiben.
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4. Entwurf von Metadaten
Metadaten sind Informationen über den Inhalt, die zur Beschreibung, Kategorisierung und Suche nach Daten verwendet werden. Achten Sie bei der Gestaltung Ihrer Metadaten darauf, dass Sie Schlüsselwörter und Filter verwenden, die die in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeicherten Inhalte genau beschreiben.
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5. Website-Vorlagen definieren
Sites sind die Informationsdrehscheiben für Ihr Unternehmen. Verwenden Sie Site Templates, um Benutzern das Auffinden von Informationen zu erleichtern, die in standardisierten Layouts mit Site Information Web Parts, Standard-Dokumentenbibliotheken und Zielseiten mit definierten Zugriffsberechtigungen strukturiert sind.
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6. Nutzung überwachen
Es ist wichtig, die Nutzung Ihres digitalen Arbeitsbereichs zu überwachen, um sicherzustellen, dass er richtig genutzt wird. Überwachen Sie die Benutzeraktivität, um sicherzustellen, dass die Benutzer auf die Inhalte auf die richtige Weise zugreifen und dass die Inhalte in angemessener Weise geteilt werden.
Überlegungen zur SharePoint-Informationsarchitektur
Bei der Gestaltung und Implementierung der SharePoint-Informationsarchitektur sind mehrere wichtige Aspekte zu berücksichtigen. Hier sind einige der wichtigsten Überlegungen, die es zu beachten gilt:
Sicherheit: Die Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt bei der Gestaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Stellen Sie sicher, dass Sie eine sichere Umgebung schaffen, die den Zugang zu sensiblen Daten und Informationen einschränkt, und verwalten Sie Site-Berechtigungen.
Benutzererfahrung: Die Benutzerfreundlichkeit ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt bei der Gestaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Achten Sie darauf, eine intuitive und ansprechende Benutzererfahrung zu schaffen, die es den Benutzern leicht macht, die benötigten Inhalte zu finden und Dokumente und Dateien gemeinsam zu nutzen. Verwenden Sie Navigations-Hubs und standardisierte Site Templates für eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit.
Skalierbarkeit: Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Gestaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Achten Sie darauf, ein System zu schaffen, das je nach Größe und Komplexität Ihres digitalen Arbeitsbereichs leicht nach oben oder unten skaliert werden kann.
Datenintegrität: Die Datenintegrität ist ein wichtiger Aspekt bei der Gestaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System schaffen, das die Genauigkeit und Konsistenz der in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gespeicherten Daten problemlos aufrechterhalten kann.
Kosten: Auch die Kosten sind ein wichtiger Aspekt bei der Gestaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Achten Sie darauf, ein System zu entwickeln, das kosteneffizient ist und dazu beitragen kann, die mit der Verwaltung digitaler Arbeitsbereiche verbundenen Kosten zu senken.
SharePoint Informationsarchitektur Sicherheit
Die SharePoint-Informationsarchitektur kann eine sichere Umgebung für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Daten, Informationen und Inhalten bieten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre SharePoint-Informationsarchitektur zu sichern:
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Authentifizierung verwenden
Authentifizierung ist eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, die dazu beitragen kann, Ihren digitalen Arbeitsbereich vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Achten Sie darauf, dass Sie Authentifizierungsmethoden wie Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und biometrische Authentifizierung verwenden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Ihren digitalen Arbeitsbereich zugreifen können.
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Verschlüsselung verwenden
Die Verschlüsselung ist eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, mit der Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen können. Achten Sie darauf, dass Sie Verschlüsselungsmethoden wie AES 256-Bit-Verschlüsselung und TLS/SSL-Verschlüsselung verwenden, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
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Nutzung überwachen
Es ist wichtig, die Nutzung Ihres digitalen Arbeitsbereichs zu überwachen, um sicherzustellen, dass er richtig genutzt wird. Überwachen Sie die Benutzeraktivitäten, um sicherzustellen, dass die Benutzer auf die richtigen Inhalte zugreifen und dass Inhalte und Dateien in angemessener Weise freigegeben werden.
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Politik umsetzen
Die Umsetzung von Richtlinien ist eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, die dazu beitragen kann, Ihren digitalen Arbeitsbereich vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien zur Datenaufbewahrung, zur Zugriffskontrolle und zur Datenklassifizierung einführen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
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Implementierung von Backups
Die Einrichtung von Backups ist eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, die Ihren digitalen Arbeitsbereich vor Datenverlusten schützen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie Datensicherungen durchführen, um zu gewährleisten, dass Ihre Daten sicher sind und im Notfall wiederhergestellt werden können.
Checkliste für die SharePoint-Informationsarchitektur
Beim Entwurf und der Implementierung der SharePoint-Informationsarchitektur ist es wichtig, eine Checkliste zu befolgen, um den Erfolg Ihres digitalen Arbeitsbereichs sicherzustellen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, eine effektive SharePoint-Informationsarchitektur zu entwerfen:
1. Definieren Sie Ziele
2. Definieren Sie Inhaltstypen
3. Erstellen einer Taxonomie
4. Entwerfen von Metadaten
5. Website-Vorlagen definieren
6. Nutzung überwachen
7. Authentifizierung implementieren
8. Verschlüsselung implementieren
9. Richtlinien implementieren
10. Backups implementieren
11. Mit der Zeit anpassen
SharePoint-Informationsarchitektur-Tools
Es gibt verschiedene Tools, die Ihnen bei der Entwicklung und Implementierung einer effektiven SharePoint-Informationsarchitektur helfen können. Hier sind einige der beliebtesten SharePoint-Informationsarchitektur-Tools:
SharePoint Designer: SharePoint Designer ist ein leistungsstarkes Tool für die Gestaltung und Verwaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Es bietet eine Drag-and-Drop-Schnittstelle für die Erstellung von Inhaltstypen, Metadaten und Taxonomie.
SharePoint Online: SharePoint Online ist eine Cloud-basierte Plattform für die Erstellung und Verwaltung digitaler Arbeitsumgebungen. Sie bietet eine sichere und intuitive Umgebung zum Speichern und Teilen von Daten, Informationen und Inhalten.
SharePoint-Migrations-Tool: Das SharePoint Migration Tool ist ein kostenloses Tool für die Migration von Inhalten aus anderen Systemen zu SharePoint. Es hilft Ihnen, Inhalte schnell und einfach von anderen Systemen zu SharePoint zu migrieren.
Metalogix Inhaltsmatrix: Metalogix Content Matrix ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Verwaltung digitaler Arbeitsbereiche. Es bietet eine intuitive Schnittstelle für die Erstellung und Verwaltung von Inhaltstypen, Metadaten und Taxonomie.
SharePoint-Manager: Der SharePoint Manager ist ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung der SharePoint-Informationsarchitektur. Er bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für die Erstellung von Inhaltstypen, Metadaten und Taxonomien für Microsoft SharePoint Teamsites.
Schlussfolgerung
SharePoint ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Verwaltung digitaler Arbeitsbereiche. Es kann Ihnen helfen, eine effiziente und sichere Umgebung zu schaffen, die es Ihren Benutzern ermöglicht, die von ihnen benötigten Inhalte schnell und einfach zu finden. Es kann auch ein effektiver Kommunikationsstandort sein, indem es Nachrichten an ein breites Publikum sendet und Teammitglieder über Team-Sites mit einem SharePoint-Server einbindet.
Beim Entwurf und der Implementierung einer SharePoint-Informationsarchitektur ist es wichtig, bewährte Verfahren zu befolgen und wichtige Überlegungen zu berücksichtigen. Es ist auch wichtig, Tools wie SharePoint Designer, SharePoint Online, SharePoint Migration Tool, Metalogix Content Matrix und SharePoint Manager zu verwenden, um Sie bei der Gestaltung und Implementierung einer effektiven SharePoint-Informationsarchitektur zu unterstützen.
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
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Informationsarchitektur (IA) ist die Praxis der Organisation und Strukturierung von Informationen zur Verbesserung der Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit. In SharePoint liegt der Schwerpunkt der IA auf der Entwicklung eines Navigationssystems, einer Website-Architektur und der Kategorisierung von Inhalten, die ein schnelles Auffinden von Informationen ermöglichen. Sie umfasst die systematische Anordnung, Kennzeichnung und Auseinandersetzung mit Inhalten und beinhaltet Aspekte wie Navigationsmenüs, Suchfunktionen, Seitenhierarchien, Taxonomien und Sicherheitsmaßnahmen. Darüber hinaus ist eine zeitgemäße SharePoint IA so konzipiert, dass relevante Inhalte in Übereinstimmung mit den organisatorischen Vorschriften für das Content Management an die entsprechende Zielgruppe weitergeleitet werden.
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Die Informationsarchitektur (IA) ist von entscheidender Bedeutung, da sie den Inhalt strukturiert, um dem Benutzer den Zugang und die Navigation zu erleichtern. Durch die Verwendung klarer Bezeichnungen und Metadaten verbessert die IA die Durchsuchbarkeit und die Relevanz der Suchergebnisse. Eine strategisch konzipierte IA trägt der Erweiterung der Plattform Rechnung und verhindert eine Desorganisation bei der Skalierung. Sie steigert die Effizienz, indem sie die für das Auffinden von Informationen benötigte Zeit minimiert, eine einheitliche Benutzererfahrung auf der gesamten Plattform gewährleistet und Organisationen bei der Einhaltung von Compliance- und Governance-Protokollen unterstützt.
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Typische Fehler sind die unnötige Verkomplizierung der Site-Struktur, das Übersehen von Benutzeranforderungen, die inkonsistente Anwendung von Metadaten, ein suboptimales Navigationslayout und die fehlende routinemäßige Überarbeitung und Aktualisierung der Informationsarchitektur, um die Entwicklung der Organisation widerzuspiegeln.
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