Microsoft SharePoint Informationsarchitektur: Alles, was Sie wissen müssen
Was ist eine SharePoint-Informationsarchitektur?
SharePoint Information Architecture (IA) ist der Rahmen für die Organisation, Verwaltung und Strukturierung von Inhalten in einer SharePoint-Umgebung.
Sie umfasst die strategische Gestaltung der Navigation, der Website-Hierarchie, der Taxonomie und der Metadaten, um sicherzustellen, dass die Benutzer die benötigten Informationen leicht finden und mit ihnen interagieren können. Eine effektive IA unterstützt die Benutzerfreundlichkeit, die Datenverwaltung und die Einhaltung von Vorschriften und ermöglicht den einfachen Zugriff auf Ressourcen und die Zusammenarbeit. Die Inhaltsverwaltung von SharePoint verbessert die Dokumentenkontrolle, den Abruf, die Archivierung und die Zusammenarbeit in Echtzeit durch die Integration von Microsoft 365.
Schlüsselkomponenten der SharePoint-Informationsarchitektur
Eine effiziente SharePoint-Informationsarchitektur setzt sich aus mehreren Schlüsselkomponenten zusammen:
Websites und Websitesammlungen: Dies sind die grundlegenden Bausteine von SharePoint, wobei jede Site mehrere Untersites enthalten kann.
Seiten: Sie dienen der Darstellung von Inhalten innerhalb einer Website.
Verzeichnisse und Bibliotheken: Diese speichern Daten und Dokumente innerhalb einer Website.
Inhalt Typen: Diese definieren das Schema für Elemente und Dokumente in Listen und Bibliotheken.
Metadaten und Taxonomie: Diese bieten eine strukturierte Möglichkeit, Informationen zu klassifizieren und zu organisieren.
Navigation: Sie ermöglicht es den Nutzern, sich auf der Website zu bewegen und die gewünschten Informationen zu finden.
Suche: Dies ermöglicht es den Benutzern, Inhalte in der gesamten SharePoint-Umgebung mit erweiterten Suchfunktionen wie Filtern zu finden.
SharePoint-Strukturen
SharePoint-Intranets und -Portale bestehen aus Teamsites und Kommunikationssites, die Zugriff auf Seiten, Listen und Bibliotheken bieten. Ein Faktor, der die Informationsarchitektur in modernen SharePoint-Teamsites vereinfacht, ist Microsoft 365 Groups. Es vereinfacht die Berechtigungen und die Zusammenarbeit, indem es einer Gruppe Zugriff auf Ressourcen wie Planner, OneNote und SharePoint-Teamsites gibt. Diese Gruppen sind nur für Teamsites, was die Verwaltung der Informationsarchitektur erleichtert.
Team-Seiten: SharePoint-Teamsites verbinden Benutzer und ihr Team mit intern freigegebenen Inhalten und Ressourcen. Teamsites werden verwendet, um Dateien zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten oder um Informationslisten zu erstellen und zu verwalten.
Abteilungs-Sites: Diese Sites sind auf die Bedürfnisse bestimmter Abteilungen zugeschnitten, z. B. Personal, Finanzen oder Marketing. Abteilungs-Websites sind so konzipiert, dass sie die Abteilungsstrukturen widerspiegeln, mit unterschiedlichen Bibliotheken und Berechtigungen für das Management, die Mitarbeiter der Abteilung und öffentliche interne Inhalte.
Kommunikationsseiten: Diese Websites dienen dazu, Informationen innerhalb einer Organisation auf breiter Basis zu verbreiten, oft mit Nachrichten, Veranstaltungen und Ressourcen.
Kollaboration Seiten: Diese Sites sind für die erweiterte Zusammenarbeit von Teams konzipiert und können Dokumentenbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalender und Diskussionsforen umfassen. Collaboration Sites sind so konzipiert, dass sie die gemeinsame Nutzung von Unternehmensinhalten mit Externen ermöglichen, z. B. für Projekte, Arbeitsgruppen und Wissensmanagement.
Hub-Seiten: Hub-Sites verbinden verwandte Sites miteinander und bieten eine einheitliche Navigation, ein einheitliches Menü, ein einheitliches Layout und eine einheitliche Suchfunktion für mehrere Sites. Hub-Sites können verwendet werden, um Navigationsportale zu erstellen, die SharePoint-Benutzern Navigationsunterstützung durch Navigations-Webparts wie Hero-Webparts oder Quicklinks bieten.
Home-Seiten: Sie dienen als Einstiegsseite für das Intranet einer Organisation und bieten einen Zugang zu anderen Sites und Ressourcen.
Landing Pages: Die erste Seite, die angezeigt wird, wenn Sie zu einer SharePoint-Team-Site oder einer anderen SharePoint-Site navigieren. Landing Pages enthalten Webparts zur Anzeige von Informationen über den Inhalt und die Struktur der Website.
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Unterschiede bei SharePoint-Sites und Berechtigungen
Das Verständnis der Unterschiede zwischen SharePoint-Websites und Berechtigungen ist entscheidend für eine effektive Informationsarchitektur:
Team-Sites konzentrieren sich auf die Zusammenarbeit und verfügen über eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit der Teammitglieder. Kommunikations-Websites hingegen sind für die Weitergabe von Informationen an ein breiteres Publikum konzipiert und verfügen oft über ein ausgefeilteres, medienreiches Design. SharePoint-Sites helfen bei der Organisation von Inhalten und der effektiven Verwaltung von Berechtigungen, unabhängig davon, ob der Zugriff über die SharePoint Mobile App oder direkt über das Web erfolgt. Die Integration von SharePoint in Microsoft Windows und Microsoft 365 erweitert diese Funktionen, indem sie die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit und eine sichere Synchronisierung ermöglicht.
Team-Sites vs. Kommunikations-Sites
Berechtigungen in SharePoint sind in hohem Maße anpassbar. Sie können auf Website-, Bibliotheks-, Ordner- und Elementebene festgelegt werden. Es gibt drei Standardberechtigungsstufen: Eigentümer (volle Kontrolle), Mitglieder (bearbeiten) und Besucher (lesen). Je nach Bedarf können auch benutzerdefinierte Berechtigungsstufen erstellt werden. Teamsites verfügen in der Regel über detailliertere Berechtigungen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, während Kommunikationssites häufig über eingeschränktere Berechtigungen verfügen, um die Integrität der Inhalte zu gewährleisten.
Ein Schlüsselfaktor für eine effiziente und effektive Zusammenarbeit an Dokumenten ist ein unternehmensweites Berechtigungskonzept, das auf Office 365 Groups, Azure Security Groups und SharePoint Permission Groups aufbaut. Dadurch sind organisatorische Änderungen und das interne Personalmanagement (Beitritte, Wechsel und Austritte) einfach zu handhaben.
Im Allgemeinen sollten die Vererbung von Berechtigungen und die Aufhebung von Berechtigungen auf Ordnerebene sehr strikt organisiert sein, um eine angemessene Informationsverwaltung und Gesamtleistung zu ermöglichen.
Berechtigungen
Eine effektive SharePoint-Informationsarchitektur (IA) erfordert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Rollen, einschließlich Intranet-Eigentümern, Geschäftsinhabern und Hauptnutzern der Abteilung, IT-Administratoren und Hub-Eigentümern. SharePoint bietet verschiedene Optionen für die Bereitstellung von Websites, Berechtigungsmodelle und Kompatibilität mit mobilen Anwendungen und ist damit eine vielseitige Lösung für unterschiedliche organisatorische Anforderungen.
Während SharePoint Online auf der Ebene der mieterspezifischen, individuellen Änderungen stärker eingeschränkt ist, wurde es für die unternehmensweite Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung mit einer offenen API für spezifische Integrations- oder Zugriffsanforderungen entwickelt.
Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Funktionen und ihre Beiträge:
Rollen und Kollaboration in SharePoint
Verantwortlichkeiten: Leitung der Gesamtkommunikation und Koordination des Intranets.
Aufgaben: Zusammenarbeit mit Geschäftsinhabern und IT-Administratoren bei der Einrichtung der globalen und der Hub-Navigation.
Schwerpunkt: Planung und Umsetzung der Top-Level-Navigation.
Organisation Intranet-Besitzer
Zuständigkeiten: Vertretung wichtiger Bereiche wie Betrieb, Vertrieb, Personal, Marketing und Technik.
Aufgaben: Sicherstellen, dass ihre Abteilung in der globalen und der Hub-Navigation gut repräsentiert ist.
Schwerpunkt: Frühzeitige Einbindung in die Planung, um die Anforderungen von Unternehmen und Nutzern zu erfüllen.
Departementale Geschäftseigentümer
Zuständigkeiten: Zusammenarbeit mit Intranet- und Abteilungsverantwortlichen.
Aufgaben: Implementierung von Navigationsstrukturen, Startseiten und Knotenpunkten; Durchsetzung von Governance-Richtlinien, Erstellung und Nutzung von Websites.
Schwerpunkt: Planung, Implementierung und Pflege von IA bei der Weiterentwicklung der Organisation.
IT-Administratoren
Zuständigkeiten: Verwaltung von Inhalten, Branding, Berechtigungen und Navigation auf Hub-Ebene.
Aufgaben: Zusammenarbeit mit Abteilungsleitern und IT-Administratoren bei der Planung, Erstellung und Verwaltung von Hubs.
Schwerpunkt: Lebenszyklusmanagement von Knotenpunkten im Intranet.
Hub-Besitzer
Zuständigkeiten: Verwaltung von Inhalten, Branding, Berechtigungen und Navigation auf Site-Ebene.
Aufgaben: Verbinden Sie bei Bedarf Standorte mit Hubs.
Schwerpunkt: Sicherstellen, dass Websites den Anforderungen von Unternehmen und Nutzern entsprechen.
Eigentümer der Website
Verantwortlichkeiten: Aktualisierung des Inhalts der Website und Veröffentlichung von Nachrichten.
Aufgaben: Änderungen an Websites und Seiten vornehmen, mit Website-Eigentümern zusammenarbeiten.
Schwerpunkt: Implementierung und laufende Verwaltung von Inhalten.
Schöpfer von Inhalten
Die Rolle: Nutzung und Anzeige von Inhalten auf allen Navigationsebenen.
Engagement: Intranet-Besitzer und andere Schlüsselpersonen sollten mit den Benutzern interagieren, um sicherzustellen, dass die Inhalte zugänglich und nützlich sind.
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Im modernen SharePoint wird die traditionelle hierarchische Struktur durch einen "flachen" Ansatz ersetzt, bei dem für jedes Thema oder jede Aufgabe einzelne Websites (früher Websitesammlungen genannt) erstellt werden. Dies vereinfacht die Verwaltung und ermöglicht eine einfache Anpassung der Navigation, ohne dass Links unterbrochen werden. Verschiedene Methoden wie Roll-up-Webparts und Inline-Hyperlinks, Hubs und Links in Ihrer Site-Navigation verbinden Sites und Inhalte und sorgen für ein kohärentes Erlebnis.
Die SharePoint-App für Mobilgeräte wird durch KI-Funktionen verbessert, die die Arbeitsmuster der Benutzer verstehen und dabei helfen, Fachwissen, Inhalte und Ressourcen zu finden, um die Produktivität und Konzentration unterwegs zu steigern. Diese Integration von KI ermöglicht es Benutzern, personalisierte Ansichten und Nachrichten zu erstellen, nahtlos auf SharePoint-Seiten zuzugreifen und mühelos zwischen mehreren Konten zu wechseln. Die mobile App sorgt dafür, dass die Nutzer auch unterwegs produktiv und konzentriert bleiben, indem sie Suchfunktionen und eine nahtlose Integration mit anderen Office-Apps bietet.
Es sind drei Navigationsebenen zu berücksichtigen:
SharePoint-Navigation
Zweck: Ermöglicht eine einheitliche Navigation auf oberster Ebene für alle Sites in Ihrem Intranet.
Inhalt: Dazu gehören in der Regel Kategorien wie Startseite, Über uns, Nachrichten, Ressourcen und Richtlinien.
Implementierung: Aktiviert mit der SharePoint-App-Leiste auf Ihrer Home-Site, die auf der linken Seite jeder Site und Seite angezeigt wird.
Ziel: Unterstützung der Benutzer beim Durchsuchen der wichtigsten Bereiche des Intranets und beim schnellen Auffinden wichtiger Inhalte.
Globale Navigation
Zweck: Organisiert verwandte Websites nach Projekt, Abteilung, Region oder Konzept.
Inhalt: Gemeinsame Navigationselemente, die vom Hub-Eigentümer definiert und über der lokalen Navigation angezeigt werden.
Umsetzung: Wird an dem benannten Hauptstandort eingeführt und auf alle angeschlossenen Standorte angewendet .
Ziel: Erleichterung des Auffindens verwandter Inhalte, Anwendung eines einheitlichen Brandings und Ermöglichung der Suche über verknüpfte Websites hinweg.
Drehscheibe Navigation
Zweck: Bietet eine standortspezifische Navigation für einzelne Websites.
Inhalt: Dauerhafte Links, die auf jeder Seite einer Website erscheinen.
Umsetzung:
Bei Teamseiten erscheint sie auf der linken Seite (Schnellstartbereich).
Bei Kommunikations-Websites erscheint sie oben auf der Seite.
Ziel: Unterstützung der Nutzer bei der Erkundung und Navigation innerhalb einer bestimmten Website, um sicherzustellen, dass sie problemlos zwischen den Seiten wechseln und standortspezifische Inhalte finden können.
Lokale Navigation
Gemeinsame Modelle für die Navigationsgestaltung in SharePoint
Die Organisation von Websites und Inhalten hängt von der Struktur Ihres Unternehmens und den Bedürfnissen der Benutzer ab. Die enge Integration von SharePoint mit Microsoft Office und anderen Microsoft-Diensten wie Microsoft Exchange und Active Directory erweitert seine Funktionalität.
Die mobile App funktioniert sowohl mit SharePoint Online als auch mit SharePoint Server 2013 und höher und bietet flexible Bereitstellungsoptionen für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. Hier sind gängige Methoden:
Nach Abteilung
Vorteile: Die Benutzer sind mit der abteilungsbasierten Navigation vertraut, so dass sie für verschiedene Unternehmensgrößen skalierbar ist.
Steuerung: Nutzen Sie Personalisierungselemente wie Informationsbarrieren und Zielgruppenansprache, um den ordnungsgemäßen Zugriff auf Inhalte sicherzustellen.
Wartung: Aktualisieren Sie die Navigation, wenn sich Abteilungen und Teams ändern.
Nach Aufgabe oder Szenario
Nutzen: Hilft den Nutzern, sich über allgemeine Konzepte zu informieren oder allgemeine Aufgaben auszuführen (z. B. "Erstattung erhalten").
Verwaltung: Verwalten Sie Websites mit hohem Datenaufkommen sorgfältig, um die Seitenleistung und den Zugriff zu optimieren.
Wartung: Aktualisieren Sie die Navigation, wenn sich organisatorische Informationen ändern.
Nach geografischem Standort
Vorteile: Erleichtert die Zusammenarbeit und den Aufbau von Gemeinschaften zwischen ähnlichen Disziplinen und berücksichtigt regionale Gesetze und Mandate.
Verwaltung: Die Details der Verwaltung können je nach Region variieren. Die Multi-Geo-Konfiguration hilft bei der Verwaltung von Site-Erstellung, Datenaufbewahrung und Speicherrichtlinien.
Wartung: Aktualisieren Sie die Navigation, wenn sich die Standorte ändern, und planen Sie Multi-Geo-Überlegungen für globale Unternehmen ein.
Nach Portfolio
Vorteile: Organisiert Inhalte nach Typ und bietet Flexibilität, wenn das Unternehmen wächst.
Verwaltung: Sicherstellung eines angemessenen Zugangs zu den Inhalten, insbesondere für große, internationale Organisationen.
Wartung: Berücksichtigen Sie organisatorische Änderungen in der Navigation, wenn die Portfolios wachsen.
Jedes Unternehmen benötigt einen individuellen Ansatz für die SharePoint-Navigation unter Berücksichtigung der Organisationsstruktur, der globalen Präsenz und auch der Organisation der Geschäftsprozesse.
Je nach Nutzererfahrung und -erwartung bieten explizite Navigationsmöglichkeiten einen einfachen Zugang entlang bekannter Strukturen, wobei SharePoint Search das Auffinden von Inhalten über verschiedene Seiten hinweg erleichtert, insbesondere bei der Verwendung von system- und organisationsspezifischen Metadaten.
Seiten in Team- und Kommunikationsseiten verwenden dynamische Webparts, um Inhalte von anderen Seiten zu aktualisieren, wie z. B. Nachrichten und hervorgehobene Inhalte, und umfassen eine SharePoint Online-Integration für erweiterte Funktionalität.
SharePoint-Seiten
Arten von Seiten
Hauptseite: Überblick und Einführung in den Inhalt der Website.
Navigationsseiten: Helfen Sie den Nutzern mit Zusammenfassungen und Optionen bei der Entscheidung, wohin sie als nächstes gehen sollen.
Zielseiten: Endpunkte mit detaillierten Informationen zum Lesen, Drucken oder Herunterladen. Zusatzseiten können für zusätzliche Details hinzugefügt werden.
Die Zielgruppenausrichtung priorisiert bestimmte Inhalte für bestimmte Zielgruppen über SharePoint-Webparts, Seitenbibliotheken und Navigationslinks. Mehrsprachigkeit bedeutet, dass Sie Site-Elemente manuell übersetzen können, um verschiedene Zielgruppen anzusprechen, einschließlich Site-Namen, Navigation und Fußzeilen.
SharePoint-Personalisierungselemente
Spalten und Inhaltstypen helfen bei der Organisation von Dokumenten und Seiten und verbessern die Suchfunktionalität. Durch die Definition spezifischer Spalten und Inhaltstypen können Benutzer Inhalte effektiv klassifizieren und kategorisieren, wodurch es einfacher wird, Informationen zu filtern, zu sortieren, zu gruppieren und abzurufen. Dies verbessert nicht nur die Organisation von Dokumenten, sondern auch die Suchfunktionalität, so dass die Benutzer relevante Inhalte effizienter finden können.
Darüber hinaus ist es wichtig, eine übermäßige Verschachtelung von Ordnern in Dokumentbibliotheken zu vermeiden, da dies zu einer schwerfälligen und komplexen Struktur führen kann, die die Auffindbarkeit und Benutzerfreundlichkeit behindert. Ziehen Sie stattdessen die Erstellung themenspezifischer Bibliotheken in Betracht und verwenden Sie Site-Spalten, um die Inhalte innerhalb dieser Bibliotheken zu organisieren, was eine schlankere und benutzerfreundlichere Erfahrung fördert.
Metadaten-Architektur in SharePoint
Beispiele für SharePoint-Informationsarchitekturmodelle für die Dokumentenverwaltung
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für IA-Modelle, die Organisationen als Referenz verwenden können:
Flache Architektur
Eine einfache Struktur mit weniger Hierarchieebenen, die den Inhalt mit minimalen Navigationsschritten leicht zugänglich macht.
Modell Nabe und Speiche
Eine zentrale Hub-Site oder mehrere Hub-Sites verbinden verwandte Sites und bieten eine einheitliche Navigation und Suche, wobei die Autonomie der einzelnen Sites erhalten bleibt.
Hierarchische Architektur
Eine komplexere Struktur mit mehreren Ebenen von Websites, die sich für größere Organisationen mit verschiedenen Abteilungen und Inhaltstypen eignet.
Geschäftsprozess-Architektur
Sites und Inhalte sind auf der Grundlage von Geschäftsobjekten und -prozessen mit rollenbasiertem Zugriff und Zuständigkeiten der Geschäftsanwender organisiert, wodurch sichergestellt wird, dass die Anwender schnellen Zugriff auf relevante Informationen und Tools haben. Eine Integration in das ERP- und/oder CRM-System des Unternehmens ermöglicht die Synchronisierung von Metadaten und die Nutzung innerhalb von Websites und Dokumentenbibliotheken.
Ausführlichere Anleitungen zum Einrichten und Verwalten Ihrer SharePoint-Informationsarchitektur finden Sie in der offiziellen Microsoft-Dokumentation zur SharePoint-Informationsarchitektur, zu den Grundsätzen der Informationsarchitektur und zu den Modellen und Beispielen für die Informationsarchitektur.
