Digitalisierung von Inhalten: Eine Menge zu gewinnen
von Joachim Freitag, Partner IseoSolutions
In einem hart umkämpften Markt ist die Digitalisierung ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz und Produktivität zu steigern. Die Digitalisierung hat die Geschäftswelt im Sturm erobert, weil sie die Arbeitsweise von Unternehmen und Organisationen verändern kann. Als ersten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung sollten Sie über die Digitalisierung von Inhalten und damit verbundenen Prozessen nachdenken.
Lassen Sie uns in die Details der Digitalisierung eintauchen, einschließlich der Frage, was sie ist und warum Ihr Unternehmen oder Ihre Firma davon profitieren wird. Außerdem haben wir eine Reihe von Fragen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, festzustellen, ob Ihr Unternehmen die Digitalisierung von Inhalten benötigt.
Annehmen, Verbessern, Gewinnen
Digitalisierung von Inhalten bezieht sich auf die Abschaffung alter Geschäftsmodelle und die Einführung neuer Technologien zur Erstellung, Erfassung, Klassifizierung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten und enthaltenen Daten. Die Digitalisierung verbessert und transformiert GeschäftsabläufeDadurch werden die Einnahmen gesteigert, unnötige Kosten vermieden und die Wertschöpfungsaussichten verbessert.
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, das Informationen hauptsächlich in Papierform speichert, haben Sie sicher schon einmal darüber nachgedacht, auf die Digitalisierung umzusteigen, anstatt die physischen Aufzeichnungen zu behalten. Allerdings sind die meisten Informationen heutzutage bereits digital, so dass Sie nur noch bessere Systeme um die Informationen auf professionelle Weise zu verwalten.
Werfen wir einen Blick unter die Haube
Unternehmens-Content-Management (ECM) Systeme werden von Unternehmen eingesetzt, um den Überblick über die täglichen Geschäftsaktivitäten zu behalten. Während die Vorteile in der Vergangenheit zahlreich waren, können sich veraltete oder nicht richtig konfigurierte ECM-Systeme als weniger effektiv für Ihr Unternehmen erweisen.
Einige der Einschränkungen, die mit einem fehlenden oder veralteten ECM-System verbunden sind, sind:
HÄUFIGE PROBLEME
01. ZEITVERBRAUCH
Die operativen Prozesse sind noch nicht vollständig automatisiert, was bedeutet, dass immer noch unnötige Ressourcen und Zeit für Verwaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung und Nachbestellungen aufgewendet werden;
02. UNVERTRAULICHE INFORMATIONEN
Der Austausch von Informationen mit externen und sogar internen Partnern erfolgt immer noch per E-Mail, was nicht zu 100 % sicher ist. Dies führt auch dazu, dass Kopien von Dokumenten erstellt werden, ohne dass eine angemessene Kontrolle darüber besteht;
03. INHALTSSILOS
Der Zugang zu den Informationen im ECM-System ist auf einzelne Abteilungen beschränkt, wodurch Inhaltssilos entstehen und andere Abteilungen keinen Zugriff auf die Daten haben, was zu einem Austausch von Dokumenten per E-Mail führt;
04. LANGE ANTWORTZEIT
Die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verlängert sich, was zu Umsatzeinbußen und geringerer Rentabilität führt;
05. ZEITVERLUSTE PROZESSE
Die Prozesse sind ineffizient; beispielsweise führt der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Papiervorgängen wie Scannen, Drucken, Kopieren, Ablegen und Unterschreiben zu einer hohen Zeitverschwendung;
06. DEMOTIVIERTE MITARBEITER
Mitarbeiter sind leicht demotiviert oder frustriert, weil sie zeitraubende Aufgaben von geringem Wert erledigen, anstatt an wertvollen Aufgaben zu arbeiten, die einen messbaren Wert für das Unternehmen darstellen;
07. UNBEFUGTER ZUGANG
Ein langfristiger Schutz oder ein Archiv muss erst noch geschaffen werden, wodurch die Geschäftsinformationen dem Risiko der Manipulation und des Zugriffs durch Unbefugte ausgesetzt sind.
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Was Sie in unserem kostenlosen Leitfaden erfahren werden:
Die Digitalisierung von Inhalten verstehen: Erfahren Sie, was die Digitalisierung von Inhalten ist und warum Ihr Unternehmen sie braucht.
_Nutzen für Ihr Unternehmen: Erfahren Sie, wie die Digitalisierung Ihrer Inhalte Ihrem Unternehmen einen Vorteil verschaffen kann.
Kritische erste Schritte: Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie Sie die Inhalte Ihres Unternehmens richtig und effektiv digitalisieren.
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Der Kurve voraus sein
Moderne, zweckmäßig konfigurierte und optimierte ECM-Systeme beschleunigen den Prozess der Digitalisierung von Content-Management-Prozessen, was zu einer Vielzahl von Vorteilen führt.
Digitalisierung von Inhalten bedeutet die Abschaffung alter Geschäftsmodelle und die Einführung neuer Technologien zur Erstellung, Erfassung, Klassifizierung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten und enthaltenen Daten. Die Digitalisierung verbessert und verändert die Geschäftsabläufe und steigert so die Einnahmen, beseitigt unnötige Kosten und fördert die Wertschöpfungsaussichten.
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, das Informationen hauptsächlich in Papierform speichert, haben Sie sicher schon einmal darüber nachgedacht, auf die Digitalisierung umzusteigen, anstatt die physischen Aufzeichnungen zu behalten. Die meisten Informationen sind heutzutage jedoch bereits digital, so dass Sie nur noch bessere Systeme benötigen, um die Informationen auf professionelle Weise zu verwalten.
Ermöglicht den mühelosen Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Unternehmensinformationen innerhalb des Unternehmens, mit externen Partnern und mit Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch das Gefühl der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten.
Die Digitalisierung beseitigt Inhaltssilos und Papierarchive und spart physischen Platz. Langfristig kann Ihr Unternehmen dadurch Geld für erweiterte Cloud- oder physische Speicherplätze sparen.
Bleiben Sie wettbewerbsfähig und informiert, sparen Sie Zeit und Geld und verbessern Sie die Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten und optimierten Service. Der Umgang mit verlorenen oder verlegten Daten kann sowohl Mitarbeiter als auch Kunden demotivieren, während veraltete oder nicht zweckdienliche Systeme die Stimmung innerhalb und außerhalb des Unternehmens verschlechtern können.
Die Digitalisierung ermöglicht es einem Unternehmen, Compliance- und Regulierungsaspekte des Geschäfts zu erfüllen, die sonst nicht nur Geld kosten, sondern auch dem Ruf schaden könnten. Und zu guter Letzt: Papierlos zu werden ist auch gut für die Umwelt, da es die Auswirkungen des Unternehmens auf den Verbrauch natürlicher Ressourcen verringert.
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"Als Erstes analysieren wir die aktuelle Situation Ihres Unternehmens. Wie sieht Ihre IT-Strategie aus? Wie sieht das Geschäftsfeld "Dokumentenmanagement" heute aus? Führen Sie eine interne Analyse mit allen Beteiligten durch, um Ihre Anforderungen und allgemeinen Bedürfnisse zu ermitteln.
Ermitteln Sie die größten Schwachstellen in Ihrem Unternehmen und Ihren Geschäftsprozessen. Dabei kann es sich um den Verlust von Informationen, lange Bearbeitungszeiten oder langsame betriebliche Abläufe, die Handhabung und den Austausch vertraulicher Informationen mit externen Partnern, den Verlust von Rabatten oder sogar Strafen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften handeln.
Legen Sie die Ziele für Ihr geschäftsbezogenes Content Management fest und ermitteln Sie, was Sie benötigen, um diese zu erreichen. Erstellen Sie z. B. eine Schätzung, was die fehlende Digitalisierung Ihr Unternehmen pro Monat oder Jahr kostet. Ermitteln Sie die potenziellen Vorteile der Digitalisierung, wie z. B. Kosteneinsparungen, bessere Kundenbetreuung und höhere Effizienz. Dies wird Ihnen helfen, die Schritte zu identifizieren, die erforderlich sind, um Ihr Ziel zu erreichen."
- Joachim Freitag, Partner IseoLabs
Wie soll man anfangen?
Für viele von Ihnen scheint der Digitalisierungsprozess kein Spaziergang zu sein, denn zunächst müssen Budgets zugewiesen und interne Ressourcen für Transformationsprojekte blockiert und ausgerichtet werden. Der Einstieg in ECM wird zu einem echten Beschleuniger für die Digitalisierungs- und Transformationsstrategie Ihres Unternehmens.
Die Reduzierung oder Abschaffung lästiger, zeitraubender, papierbasierter Prozesse, die Verwendung intelligenter Tools zur Attributextraktion, um eine 360-Grad-Sicht auf alle Ihre Geschäftsdokumente und die damit verbundenen Prozesse zu erhalten - das kann sich jeder vorstellen und einen sofortigen Nutzen daraus ziehen.
Lassen Sie uns Ihnen helfen! Verpassen Sie nicht unsere kostenlosen Lösungsfindung mit unserem Spezialisten für Dokumentenmanagement. In dieser Sitzung geht unser Experte auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen ein, bewertet Ihre derzeitigen Dokumentenmanagementverfahren und gibt Ihnen maßgeschneiderte Empfehlungen zur Optimierung Ihrer Prozesse.
Es ist eine unschätzbare Gelegenheit, Einblicke zu gewinnen, Fragen zu stellen und die Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Dokumentenmanagementstrategien zu erkunden. Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Sitzung und erschließen Sie das Potenzial eines nahtlosen und effizienten Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen.