Die 5 brennendsten Fragen zum Informationsmanagement im Unternehmen
von Joachim Freitag, Partner IseoSolutions
Inhalt
Was ist Unternehmensinformationsmanagement (EIM)?
Warum sollte man Unternehmensinformationsmanagement einsetzen?
Was beinhaltet das Informationsmanagement in Unternehmen?
Wie funktioniert das Informationsmanagementsystem eines Unternehmens?
Hat das betriebliche Informationsmanagement eine Zukunft?
F: Was ist Enterprise Information Management (EIM)?
J.F.: Unternehmensinformationsmanagement (EIM) ist ein ganzheitlicher Ansatz für die Verwaltung der Informationsbestände eines Unternehmens mit dem Ziel, Effizienz, Produktivität und Compliance zu verbessern. Er umfasst die Integration mehrerer Systeme und Prozesse, um einen umfassenden Überblick über die geschäftskritischen Inhalte eines Unternehmens zu erhalten, von der Erstellung bis zur Archivierung.
Im Kern geht es bei EIM darum, sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugang zu den richtigen geschäftskritischen Informationen haben, und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass das Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Risiken wirksam verwaltet.
Die Anforderungen an das Enterprise Information Management sind je nach Branche unterschiedlich, aber alle können zweifellos von EIM profitieren. Seit mehr als 25 Jahren unterstützen wir eine Vielzahl von Unternehmen, unter anderem aus den Bereichen Pharmazie, Fertigung, Medizintechnik, Telekommunikation und Einzelhandel. Der jüngste Begriff EIM, der sich ursprünglich von der Archivierung zu DMS und ECM entwickelt hat, ist heute einer der treibenden Faktoren der digitalen Transformation.
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F: Warum sollte man Unternehmensinformationsmanagement einsetzen?
J.F.: Unternehmen nutzen Enterprise Information Management (EIM), um ihre Fähigkeit zu verbessern, wichtige Geschäftsinformationen schneller und besser zu verwalten - mit weniger Aufwand und geringeren Kosten.
Durch die Bereitstellung eines Überblicks über die Geschäftsinformationen eines Unternehmens ermöglicht EIM fundiertere Entscheidungen - wer möchte nicht in der Lage sein, das richtige Dokument innerhalb einer Minute über alle Anwendungen hinweg zu finden, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Darüber hinaus hilft EIM bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und beim effektiven Risikomanagement, indem es gewährleistet, dass Informationen sicher und nur für autorisierte Personen zugänglich sind.
In der einen oder anderen Form nutzt jedes Unternehmen bereits Teile von EIM - zum Beispiel sind MS SharePoint und MS Teams in vielen Unternehmen im Einsatz. Eingebaute DMS-Funktionen in Kerngeschäftsanwendungen können ebenfalls bereits vorhanden sein und einige Daten oder Dokumente archivieren, die mit der Kerngeschäftsanwendung verbunden sind.
Die Wahl der richtigen Lösung, die Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, ist entscheidendSie muss in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können, skalierbar sein und mittel- und langfristig in die Geschäfts- und IT-Strategie des Unternehmens passen.
Insgesamt ist EIM für Unternehmen, die in der heutigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig bleiben wollen, unerlässlich. Ich habe die Vorteile von EIM ausführlich in meinem anderen Artikel.
F: Was beinhaltet das Informationsmanagement in Unternehmen?
J.F.: Unternehmensinformationsmanagement (EIM) umfasst die Verwaltung der Informationen einer Organisation während ihres gesamten Lebenszyklus. Dazu gehören Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Analyse, Pflege und Bereitstellung von Informationen in einer konsistenten und zuverlässigen Weise.
EIM umfasst in der Regel verschiedene Technologien. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Komponenten der Lösungen zusammenpassen und dass sie das gleiche Spiel spielen. Es ist wichtig zu bedenken, dass an EIM-Projekten oft verschiedene Anbieter oder zumindest mehrere Experten auf ihrem Gebiet beteiligt sind - DMS-Kern, Records Management, Archivierung, Erfassung und OCR, Integration mit führenden Anwendungen, Tools, die die gemeinsame Nutzung geschäftskritischer Informationen mit externen Parteien ermöglichen, Tools zur Generierung und Darstellung von Dokumenten - sind verschiedene Fachgebiete, die eine reibungslose Orchestrierung eines EIM-Projekts erfordern.
F: Wie funktioniert ein Informationsmanagementsystem für Unternehmen?
J.F.: Ein Informationsmanagementsystem für Unternehmen funktioniert hauptsächlich durch die Integration verschiedener Technologien.
Das System umfasst in der Regel ein zentrales Repository für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten (DMS-Kern). Tools für das Records Management werden eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus konsistent und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften verwaltet werden. Mit Hilfe von Integrationswerkzeugen wird sichergestellt, dass wichtige Daten und Dokumente zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen synchronisiert werden.
Insgesamt hilft ein effektives Unternehmensinformationsmanagementsystem mit den richtigen Lösungen den Unternehmen, ihre Informationsressourcen effizienter und effektiver zu verwalten, damit sie im heutigen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.
Vor kurzem haben wir einen ausführlichen Artikel über eine dieser Lösungen geschrieben - SharePoint Informationsarchitektur. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen damit seinen digitalen Arbeitsbereich verbessern kann.
F: Hat das Informationsmanagement in Unternehmen eine Zukunft?
J.F.: Ja, Enterprise Information Management (EIM) hat eine glänzende Zukunft, da Unternehmen weiterhin riesige Mengen an Informationen generieren, die in Dokumenten dargestellt und mit Geschäftskontextdaten angereichert werden. In dem Maße, wie sich die Technologie weiterentwickelt und neue Herausforderungen auftauchen, wird sich EIM weiter anpassen und innovieren, um den sich ändernden Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden, einschließlich einer möglichen Umwandlung in einen anderen Begriff, wie es bei DMS und ECM der Fall war.
Mehr über zukünftige Trends im Enterprise Information Management erfahren Sie in unserem aktuellen Artikel.
Joachim Freitag, Geschäftsführender Gesellschafter IseoSolutions
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