Der ultimative Leitfaden zur Dokumentenverwaltung: Wie Sie Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren
Fühlen Sie sich von all den Dokumenten, die sich in Ihrem Arbeitsbereich stapeln, erdrückt? Sind Sie es leid, Zeit und Energie damit zu verschwenden, sich durch unorganisierte Unterlagen zu wühlen? Kein Grund zur Sorge - die Lösung für Ihr Dokumentenmanagement ist da!
Der ultimative Leitfaden für die Dokumentenverwaltung wird vorgestellt: Wie Sie Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren können. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Dokumentenmanagement wissen müssen, von der Definition und Bedeutung bis hin zu den wichtigsten Funktionen und bewährten Verfahren.
Wir werden auch über die wichtigsten DMS-Anbieter sprechen - Microsoft mit SharePoint und OpenText mit seiner On-Premise OpenText Content Suite Plattform und seine OpenText Kern Cloud-Lösungsfamilie und wie sie Ihren Workflow verbessern können. Und schließlich besprechen wir Best Practices für das Dokumentenmanagement, die Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Also, fangen wir an.
Was ist Dokumentenmanagement und warum ist es wichtig?
Die effiziente Verwaltung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen ein Muss, um den Überblick zu behalten. Von der Verfolgung von Verträgen bis zur Verwaltung von Rechnungen und Unterlagen müssen Unternehmen wichtige Informationen schnell und sicher speichern und abrufen können. Genau hier kommt das Dokumentenmanagement ins Spiel. Es bietet eine Lösung für diese Herausforderungen durch die Rationalisierung von dokumentenbezogenen Prozesse und eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht.
Was also ist Dokumentenmanagement, fragen Sie? Dokumentenmanagement bezeichnet den Prozess der systematischen und effizienten Erfassung, Speicherung und Abfrage von elektronischen Dokumenten und physischen Aufzeichnungen. Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das diesen Prozess entlang des Lebenszyklus der Dokumente abdeckt, optimieren Unternehmen ihre Prozesse, verbessern die Zugänglichkeit von Informationen und minimieren die Risiken von Datenschutzverletzungen.
Ein DMS ist eine Kombination von Softwarelösungen, die ein organisiertes und zentrales Repository für die Speicherung, das Abrufen, die Erfassung, die Archivierung, die Integration und die gemeinsame Nutzung von Geschäftsdokumenten bieten. Mit einem DMS können Unternehmen dokumentenbezogene Prozesse rationalisieren und den digitalen Wandel beschleunigen. digitale Transformation beschleunigen.
Die wichtigsten Funktionen, die ein Dokumentenmanagementsystem aufweisen sollte
Bei der Auswahl eines DMS kommt es auf Funktionen und die Kombination der richtigen Tools an, die Ihre Abläufe optimieren und in Ihre Systemlandschaft und IT-Strategie passen. Lassen Sie uns einen Blick auf die wichtigsten Funktionen werfen, die ein DMS zu einem Wendepunkt machen:
Sicherheit und Zugriffskontrolle: Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit robusten Sicherheitsfunktionen, einschließlich Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Prüfprotokollen. Ein DMS sollte robuste Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Prüfprotokolle bieten, um sicherzustellen, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Integration mit Geschäftsanwendungen: Erzielen Sie eine nahtlose Zusammenarbeit und maximieren Sie die Effizienz durch die Integration Ihres DMS mit gängigen Geschäftsanwendungen wie E-Mail, CRM und ERP-Systeme.
Versionskontrolle und -verfolgung von Dokumenten: Die Versionskontrolle von Dokumenten ist eine wesentliche Funktion eines DMS, die es den Benutzern ermöglicht, Änderungen zu verfolgen und auf frühere Versionen von Dokumenten zuzugreifen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder mit der aktuellsten Version eines Dokuments arbeitet und das Risiko von Versionsverwechslungen ausgeschlossen ist.
Automatisierte Arbeitsabläufe und Prozesse: Ein DMS sollte automatisierte Arbeitsabläufe und Prozesse bieten, die es den Benutzern ermöglichen, dokumentenbezogene Aufgaben wie Genehmigungen, Weiterleitung und Benachrichtigungen zu rationalisieren. Automatisierte Arbeitsabläufe vermeiden manuelle Fehler, sparen Zeit und verbessern die Prozesseffizienz.
Dokumentenmanagement-Lösungen: Wie sie Ihre Prozesse verbessern können
OpenText Inhaltssuite
Wenn es um ein umfassendes Dokumenten-Management-System (DMS) geht, das diese wesentlichen Funktionen und mehr umfasst, sollten Sie einen Blick auf OpenText Inhaltssuite-Plattform.
Die OpenText Content Suite Platform bietet robuste Sicherheit und Zugriffskontrolle, nahtlose Integration mit verschiedenen Geschäftsanwendungen wie E-Mail-, CRM- und ERP-Systemen, zuverlässige Versionskontrolle und Nachverfolgung von Dokumenten sowie automatisierte Workflows und Prozesse. Mit der OpenText Content Suite Platform können Sie Ihre Dokumentenmanagement-Praktiken optimieren und Ihr Unternehmen mit einer leistungsstarken und effizienten DMS-Lösung versorgen.
Nicht nur die OpenText Content Suite Plattform zeichnet sich nicht nur durch ein umfassendes Dokumenten-Management-System (DMS) aus, sondern hat auch in der Life-Sciences-Branche große Bedeutung erlangt. Erkunden Sie unsere überzeugende Kundengeschichte über die erfolgreiche Implementierung von Cloned OpenText Content Suite for Quality Documents in der Life-Science-Branche.
Erleben Sie, wie diese Lösung die Dokumentenverwaltungspraktiken drastisch verbessert, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet, die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz in der Branche steigert.
Microsoft SharePoint
Neben der OpenText Content Suite Plattform ist eine weitere bemerkenswerte Option, die Ihre umfassenden Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System (DMS) erfüllt SharePoint.
Mit SharePoint erhalten Sie Zugang zu einer vielseitigen und funktionsreichen Plattform, die sich durch Sicherheit, Integration, Versionskontrolle von Dokumenten und automatisierte Arbeitsabläufe auszeichnet. SharePoint lässt sich nahtlos in die Microsoft-Suite von Geschäftsanwendungen integrieren und ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Entdecken Sie die Auswirkungen von SharePoint auf die Dokumentenmanagement-Prozesse in der Telekommunikationsbranche, indem Sie sich mit unser Projekt. In diesem Projekt haben wir erfolgreich eine Migration von 20 TB Daten von gemeinsam genutzten Laufwerken zu SharePoint durchgeführt und damit einen radikalen Wandel in der Dokumentenverwaltung unseres Kunden vorbereitet.
OpenText Kerninhalt
OpenText Core Content ist eine außergewöhnliche Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenmanagement-Prozesse verbessern wollen. Als umfassendes Dokumenten-Management-System (DMS) bietet es eine Reihe von Funktionen, die die Effizienz steigern und die Arbeitsabläufe optimieren.
Mit OpenText Core Content steht Ihnen eine robuste Plattform zur Verfügung, die sich durch Versionskontrolle, sicheren Zugriff und automatisierte Workflows auszeichnet. Die Vielseitigkeit der Plattform ermöglicht eine nahtlose Integration mit verschiedenen Geschäftsanwendungen. So können Sie Ihre Dokumentenmanagement-Praktiken optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern.
Erfahren Sie wie Sie OpenText Core Content für Projekte nutzen und Ihren Workflow optimieren.
Bewährte Praktiken für die Dokumentenverwaltung
Die Einführung eines neuen Dokumentenverwaltungssystems ist oft mit erheblichen Änderungen der Arbeitsabläufe, Prozesse und des Verhaltens der Mitarbeiter verbunden. Das Änderungsmanagement spielt eine zentrale Rolle für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Dokumentenmanagement-Tools in einem Unternehmen.
Eine gut umgesetzte Change-Management-Strategie stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Vorteile der neuen Tools verstehen, eine angemessene Schulung erhalten und aktiv in den Übergangsprozess eingebunden werden.
Durch die Bewältigung von Widerständen gegen Veränderungen, eine klare Kommunikation und die Förderung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens schafft das Änderungsmanagement die Voraussetzungen für eine nahtlose Integration und maximiert das Potenzial von Dokumentenmanagement-Tools zur Steigerung von Effizienz, Zusammenarbeit und Unternehmenserfolg.
Hier finden Sie einige bewährte Verfahren für die Dokumentenverwaltung:
Richtige Planung: Führen Sie vor der Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems eine gründliche Planung durch, um Ziele und gewünschte Ergebnisse zu definieren. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Umfang, Budget, Zeitplan und Ressourcenzuweisung.
Zweckmäßigkeit: Wählen Sie eine Dokumentenverwaltungslösung, die Ihren spezifischen geschäftlichen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. Vergewissern Sie sich, dass die Funktionen und Möglichkeiten des Systems den Zielen Ihres Unternehmens im Bereich der Dokumentenverwaltung entsprechen.
Kennen Sie Ihr Zielpublikum: Machen Sie sich bei der Auswahl und Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems mit den Bedürfnissen und Vorlieben Ihrer Benutzer vertraut. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit, um die Benutzerakzeptanz zu maximieren.
Einbindung in die IT-Strategie: Integrieren Sie das Dokumentenverwaltungssystem in Ihre allgemeine IT-Strategie, um Kompatibilität, Skalierbarkeit und Interoperabilität mit bestehenden Systemen und Infrastrukturen zu gewährleisten. Richten Sie die Dokumentenmanagement-Lösung an Ihrer langfristigen IT-Roadmap aus.
Änderungsmanagement: Implementieren Sie eine umfassende Change-Management-Strategie, um Widerständen zu begegnen, die Vorteile des neuen Systems zu vermitteln und den Benutzern während der Umstellung angemessene Schulungen und Unterstützung zu bieten.
Unternehmensführung und Einhaltung von Vorschriften: Legen Sie Governance-Richtlinien und -Verfahren fest, um die Einhaltung von Branchenvorschriften und internen Richtlinien zu gewährleisten. Definieren Sie Rollen und Zuständigkeiten, Zugriffskontrollen und Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Kontinuierliche Verbesserung: Bewerten und verfeinern Sie Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse regelmäßig auf der Grundlage von Benutzerfeedback, neuen Technologien und sich entwickelnden Geschäftsanforderungen. Suchen Sie ständig nach Möglichkeiten, die Effizienz, die Zusammenarbeit und die Informationsverwaltung zu verbessern.
Joachim Freitag, Geschäftsführender Gesellschafter IseoSolutions
Jetzt, da Sie die Bedeutung einer effektiven Dokumentenverwaltung verstanden haben, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen und Ihr Unternehmen auf ein neues Niveau zu heben.
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Es ist eine unschätzbare Gelegenheit, Einblicke zu gewinnen, Fragen zu stellen und die Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Dokumentenmanagementstrategien zu erkunden. Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Sitzung und erschließen Sie das Potenzial eines nahtlosen und effizienten Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen.
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