3 Hacks für die Dokumentenverwaltung in Unternehmen zur Steigerung der Produktivität Ihres Teams
Einer unserer Abonnenten hat eine wertvolle Meinung geteilt, in der er die Bedeutung der Förderung einer dokumentenzentrierten Arbeitskultur für ein effektives Dokumentenmanagement hervorhebt. Und wir können dem nur zustimmen!
Die Implementierung einer Enterprise Content Management (ECM)- Lösung ist zwar ein entscheidender Schritt zur Verbesserung des Dokumentenmanagements, aber man darf nicht vergessen, dass dies nur ein Teil der Erfolgsgleichung ist.
Der andere Teil besteht darin, eine Arbeitskultur zu kultivieren, die eng mit Dokumenten verbunden ist. Diese Arbeitskultur umfasst Praktiken wie die korrekte Benennung von Dokumenten, die Beibehaltung einer logischen Ordnerstruktur, die Aktualisierung von Berechtigungsmatrizen, die Aktualisierung von Metadaten bei Bedarf, die Erstellung von Protokollen für die Dokumentenverwaltung (einschließlich Benachrichtigungen) und die konsequente Vermittlung von ECM-Ethik an neue Teammitglieder.
Der Grund, warum dieser kulturelle Aspekt ebenso wichtig ist, liegt darin, dass selbst die fortschrittlichsten ECM-Tools nur so effektiv sind wie das Team, das sie einsetzt. Ohne eine Kultur, die ein effizientes Dokumentenmanagement schätzt und praktiziert, bleibt das volle Potenzial Ihrer ECM-Lösung ungenutzt.
Lassen Sie uns 3 praktische Hacks erkunden, die die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern können, indem sie sich auf diesen wesentlichen kulturellen Aspekt des Dokumentenmanagements konzentrieren. In Kombination mit der richtigen ECM-Lösung ermöglichen diese Hacks Ihrem Unternehmen, das volle Potenzial seiner Dokumentenmanagement-Funktionen auszuschöpfen.
Hack #1: Zentralisiertes Dokumenten-Repository
Adressierung der korrekten Dokumentenbenennung
Legen Sie klare, standardisierte Namenskonventionen fest und kommunizieren Sie diese, auch wenn Ihr ECM-System eine automatische Namenskonvention unterstützt.
Schulen Sie die Teammitglieder in diesen Konventionen und setzen Sie deren konsequente Anwendung durch, insbesondere wenn ein Dokument Ihr ECM-System für eine Offline-Überprüfung oder -Weitergabe verlässt.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Benennungsrichtlinien zur Anpassung an die sich ändernden Bedürfnisse.
Einrichten einer Ordnerstruktur
Erstellen Sie ein gut strukturiertes Ordnersystem, das auf die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen abgestimmt ist. Ja, die Menschen verlassen sich immer noch auf Ordnerstrukturen, auch wenn Metadaten und intelligente Metadaten virtuelle Ansichten und eine bessere Suche ermöglichen
Vergewissern Sie sich, dass jeder die Struktur und ihre Gründe versteht.
Regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Ordnerstruktur auf der Grundlage von Nutzerrückmeldungen.
Prüfen Sie, ob Ihre ECM-Systeme so konfiguriert sind, dass sie die automatische Erstellung vordefinierter Ordnerstrukturen unterstützen.
Aktualisieren von Genehmigungsverzeichnissen
Weisen Sie Berechtigungsrollen auf der Grundlage von Verantwortlichkeiten und Bedürfnissen zu.
Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sie mit den Rollen und Zielen des Teams übereinstimmen.
Dokumentieren und kommunizieren Sie das Verfahren zur Beantragung von Zugangsänderungen.
Ja, es könnte eine unangenehme Aufgabe für Ihre IT-Abteilung sein, aber bedenken Sie, dass es manchmal vorkommt, dass Mitarbeiter einen Zugang verpassen, was dazu führt, dass Dokumente über eine Umgehungslösung statt über einen direkten Zugang im System gesendet werden.
Hack #2: Automatisierte Dokumenten-Workflows
Metadaten bei Bedarf aktualisieren
Legen Sie klare Richtlinien für die Erstellung und Pflege von Metadaten fest.
Schulung der Mitarbeiter in der Aktualisierung von Metadaten, wenn sich Dokumente ändern oder überarbeitet werden müssen.
Automatische Erinnerungen an die Aktualisierung von Metadaten einführen, wo dies möglich ist.
Ziehen Sie die Integration Ihres ECM in Ihre Geschäftsanwendungen in Betracht, um sicherzustellen, dass Sie die Metadaten in einem führenden System pflegen und sie über Anwendungen wie ECM hinweg korrekt halten können.
Verwaltung von Aufzeichnungen (+ Notifikationen)
Definieren Sie Richtlinien für die Verwaltung von Unterlagen und Aufbewahrungszeitpläne.
Aktivieren Sie Benachrichtigungen und Erinnerungen für die Archivierung oder Entsorgung von Dokumenten.
Durchführung regelmäßiger Überprüfungen, um die Einhaltung der Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen sicherzustellen.
Achten Sie auf die neue Verordnung "loswerden, wenn Sie nicht behalten müssen" , die bald in der EU in Kraft tritt
Bringen Sie neuen Mitarbeitern stets die ECM-Ethik bei
Integrieren Sie die ECM-Ethik in Ihren Onboarding-Prozess.
Entwicklung von Schulungsmodulen oder -materialien, die die richtigen Praktiken der Dokumentenverwaltung hervorheben.
Ermutigung erfahrener Teammitglieder, neue Mitarbeiter in Sachen ECM-Ethik anzuleiten.a
Hack #3: Gemeinsames Dokumentenmanagement
Fördern Sie die Zusammenarbeit
Fördern Sie die Zusammenarbeit von Teams an Dokumenten durch Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme, die Echtzeitbearbeitung, Kommentare und Versionskontrolle unterstützen. Dies gewährleistet den Zugriff auf die neuesten Dokumentversionen und verringert das Risiko veralteter Inhalte.Dokumentvorlagen
Erstellen und pflegen Sie eine Bibliothek von Dokumentvorlagen für allgemeine Aufgaben wie Berichte, Angebote und Verträge. Durch diese Standardisierung wird die Erstellung von Dokumenten rationalisiert, die Konsistenz sichergestellt und die Fehlerquote verringert. Auch neue Mitarbeiter können von leicht verfügbaren Vorlagen profitieren.Regelmäßige Schulungen und Aktualisierungen
Die Systeme und Tools zur Dokumentenverwaltung entwickeln sich weiter. Führen Sie regelmäßig Schulungen durch, um Ihr Team über die neuesten Funktionen und bewährten Verfahren auf dem Laufenden zu halten. So können sie erweiterte Funktionen nutzen und die Produktivität maximieren.
Wenn Sie diese Tipps in Ihre Dokumentenmanagement-Strategie einbeziehen, können Sie eine kohärente Arbeitskultur schaffen, die Ihre Enterprise Content Management-Lösung ergänzt und die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen steigert.
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