5 Fehler, von denen Sie nicht wissen, dass Sie sie bei der Verwaltung von Unternehmensdokumenten begehen
Das kostet Sie Zeit und Ressourcen
Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, wie Sie vor einem Abgabetermin verzweifelt nach einem wichtigen Dokument suchen? Das ist, gelinde gesagt, frustrierend.
Wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, haben Sie diese Situation wahrscheinlich schon zu oft erlebt. Es ist ein echter Kampf. Lassen Sie uns einige Fehler aufdecken, von denen Sie vielleicht gar nicht wissen, dass Sie sie begehen und die Ihre Zeit und Ressourcen verschwenden. Entdecken Sie die Geheimnisse, mit denen Sie Ihr Dokumentenmanagement wie ein Profi rationalisieren können.
Fehler Nr. 1: Vernachlässigung der Dokumentendigitalisierung
Erstaunlicherweise verbraucht der durchschnittliche Büroangestellte trotz jahrzehntelanger Diskussionen über das Konzept des papierlosen Büros immer noch rund 10 000 Blatt Papier pro Jahr, wie Forbes berichtet. Ein kürzlich veröffentlichter Forrester-Bericht ergab, dass bemerkenswerte 97 % der Unternehmen nur über begrenzte oder gar keine digitalen Dokumentenprozesse verfügen, wobei 72 % auf eine Kombination aus papierbasierten und digitalen Methoden zurückgreifen.
Das ist eine schockierende Statistik. Wenn Sie es versäumen, Ihre Dokumente zu digitalisieren, verschwenden Sie nicht nur wertvollen Büroraum, sondern behindern auch die Produktivität und die Zugänglichkeit.
Die Digitalisierung von Dokumenten kann die Gesamtproduktivität um 36 % steigern und die Betriebskosten um 30 % senken. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Ressourcen Sie sparen könnten, wenn Sie diese Papierstapel einfach in leicht durchsuchbare digitale Dateien umwandeln würden.
Tipp
Eine der möglichen Lösungen für dieses Problem ist der Einsatz von Dokumentenmanagement-Software wie der OpenText Inhaltssuite oder Microsoft SharePoint. Diese Plattformen bieten robuste Funktionen zur Dokumentendigitalisierung, mit denen Sie Ihre Papierdokumente scannen, konvertieren und elektronisch speichern können.
Entdecken Sie unsere überzeugende Kundengeschichte über die erfolgreiche Implementierung eines SharePoint-Intranets, das von 110 internen Benutzern und 250 externen Partnern genutzt wird. Erleben Sie, wie diese Lösung die Dokumentenverwaltungspraktiken erheblich verbessert, die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz in der Branche steigert.
Fehler Nr. 2: Kein zentraler Ort zur Aufbewahrung aller Dokumente
Müssen Sie stundenlang mehrere Aktenschränke, Netzlaufwerke und E-Mail-Anhänge durchsuchen, um ein einziges Dokument in der richtigen Version zu finden? Wenn ja, machen Sie Fehler Nummer zwei: Sie haben kein zentrales Dokumenten-Repository. Dieser häufige Fehler führt zu Ineffizienzen, Verzögerungen und Frustration sowohl bei Ihnen und Ihrem Team als auch bei Ihren externen Partnern.
IDC-Daten zeigen, dass Mitarbeiter durchschnittlich 30 % ihrer Zeit (2,5 Stunden pro Tag) mit der Suche nach Informationen verbringen.
Diese Ineffizienz ist darauf zurückzuführen, dass die Daten über verschiedene Plattformen verstreut sind, so dass es schwierig ist, die benötigten Informationen schnell zu finden. Durch die Implementierung eines zentralen Dokumentenspeichers können Sie den Informationsabruf optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern.
Tipp
Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Sie die Implementierung von Lösungen wie OpenText Extended ECM für Microsoft Office 365, die es Unternehmen ermöglicht, ihren Content effizient über verschiedene Plattformen und von ihrer gewohnten Oberfläche aus zu verwalten. Mit OpenText Extended ECM können Unternehmen content-bezogene Prozesse rationalisieren und ihre Gesamteffizienz verbessern.
Mit leistungsstarken Suchfunktionen und intuitiven Ordnerstrukturen finden Sie schnell das richtige Dokument am richtigen Ort und zur richtigen Zeit , können nahtlos zusammenarbeiten und das Chaos verstreuter Dateien beseitigen.
Fehler Nr. 3: Ineffektive Dokumentenkategorisierung und Metadaten
Man könnte meinen, dass die Organisation Ihrer Dokumente in Ordnern und Unterordnern ausreicht, um Ordnung zu schaffen. Doch ohne eine angemessene Kategorisierung und Metadaten, die den geschäftlichen Kontext ergänzen, spielen Sie im Grunde ein endloses Versteckspiel.
Tatsächlich zeigen Studien, dass 62 % der Arbeitnehmer die Suche nach einem Dokument nach 20 Minuten erfolgloser Suche aufgeben. Und 83 % der Angestellten erstellen Dokumente neu, wenn sie sie im Firmennetz nicht finden können.
Durch die Implementierung einer soliden Strategie für die Kategorisierung von Dokumenten und Metadaten können Sie schnell das richtige Dokument zur richtigen Zeit im richtigen Kontext finden. Durch die Verwendung von intelligenten Tags, Schlüsselwörtern und relevanten Metadatenfeldern können Sie und Ihr Team Dokumente problemlos finden und abrufen und so wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.
Tipp
Um diese Herausforderung zu meistern, sollten Sie den Einsatz von Lösungen wie d.velop Invoice Management for M365 Business Central und d.velop Invoice Management for M365 Finance and Operations in Erwägung ziehen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Inhalte effizient über verschiedene Plattformen und von ihrer gewohnten Oberfläche aus zu verwalten.
Mit leistungsstarken Suchfunktionen und intuitiven Ordnerstrukturen finden Sie schnell das richtige Dokument am richtigen Ort und zur richtigen Zeit , können nahtlos zusammenarbeiten und das Chaos verstreuter Dateien beseitigen.
Fehler Nr. 4: Fehlende Versionskontrolle und Dokumentenhistorie
Haben Sie schon einmal wertvolle Stunden damit verschwendet, mehrere Versionen eines Dokuments zu durchsuchen, weil Sie nicht wussten, welche die aktuellste ist? Wenn Sie mit dem Kopf genickt haben, machen Sie Fehler Nummer vier: Sie vernachlässigen die Versionskontrolle und die Dokumentenhistorie. Dieses Versäumnis kann zu Fehlern, Missverständnissen und sogar zu Compliance-Risiken führen.
Durch die Einführung eines geeigneten Versionskontrollsystems können Sie den Überblick über die Dokumentrevisionen behalten, die von verschiedenen Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen erkennen und sicherstellen, dass alle Beteiligten an der neuesten Version arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit und beseitigt die Probleme, die mit veralteten Dokumenten verbunden sind.
Tipp
Um diese Herausforderung zu meistern, bieten cloudbasierte Lösungen wie OpenText Core Content können eine robuste Plattform nutzen, die sich durch Versionskontrolle, sicheren Zugriff und automatisierte Workflows auszeichnet. Ihre Vielseitigkeit ermöglicht eine nahtlose Integration mit verschiedenen Geschäftsanwendungen. So können Sie Ihre Dokumentenmanagement-Praktiken optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern. Erfahren Sie wie Sie OpenText Core Content für Projekte nutzen und Ihre Prozesse rationalisieren.
Mit der Versionskontrolle haben Sie einen klaren Prüfpfad, beseitigen Unklarheiten und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter mit der aktuellsten Version des Dokuments arbeiten.
Fehler Nr. 5: Versäumnis, Maßnahmen zur Dokumentensicherheit zu ergreifen
In der heutigen digitalen Landschaft stellen Datenschutzverletzungen und unbefugter Zugriff erhebliche Risiken für Unternehmen dar. Das Versäumnis, angemessene Maßnahmen zur Dokumentensicherheit zu ergreifen, ist ein schwerwiegender Fehler, der schwerwiegende Folgen haben kann, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch für den Ruf.
Nach Angaben des Ponemon Institute beliefen sich die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung im Jahr 2023 auf unglaubliche 4,24 Millionen Dollar. Indem Sie Ihre Dokumente proaktiv durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen sichern, können Sie sensible Informationen schützen und Ihr Unternehmen vor potenziellen Verstößen bewahren.
Tipp
Um die Dokumentensicherheit zu erhöhen, sollten Sie den Einsatz von Lösungen wie OpenText Regulierte Dokumentedie dabei helfen, regulierte Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu kontrollieren, während sie die Markteinführung beschleunigen und die Gesamtbetriebskosten reduzieren. Die Lösung bietet robuste Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Rechteverwaltung.
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Sie sensible Informationen schützen, den Dokumentenzugriff auf der Grundlage von Benutzerberechtigungen steuern und das Risiko von Datenschutzverletzungen mindern.
Durch die Vermeidung dieser kostspieligen Fehler mit den richtigen Enterprise Document Management-Lösungenkönnen Sie Ihre Dokumentenmanagement-Prozesse rationalisieren, wertvolle Zeit und Ressourcen sparen und Ihr Unternehmen zu mehr Effizienz und Erfolg führen.
Denken Sie daran, dass der Weg zu einem effektiven Dokumentenmanagement im Unternehmen damit beginnt, die Fallstricke zu erkennen, die richtige Strategie zu entwickeln und proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu überwinden. Lassen Sie sich von diesen häufigen Fehlern nicht länger aufhalten. Es ist an der Zeit, Ihre Dokumentenmanagement-Praktiken zu evolutionieren und eine Welt der rationalisierten Produktivität und Ressourcenoptimierung zu erschließen.
