Cloud für Enterprise Content Management: Vor- und Nachteile für die Dokumentenverwaltung
Von Thomas Dreier, leitender Unternehmensberater bei IseoSolutions
Bei der Wahl eines Dokumentenmanagementsystems ist eine wichtige Überlegung, ob es auf Ihren eigenen Servern oder in der Cloud gehostet werden soll. Auch wenn öffentliche Cloud-Lösungen im Allgemeinen auf den ersten Blick sehr attraktiv erscheinen, können sie funktionale Einschränkungen aufweisen, die für manche Unternehmen geeignet sind, für andere jedoch nicht.
Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Bereitstellungsmethoden untersuchen, um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, bevor Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Dokumentenmanagement-Option auswählen.
Vor-Ort-Dokumentenverwaltung
Bei der Vor-Ort-Verwaltung von Dokumenten wird das System in der Infrastruktur Ihres Unternehmens gehostet. Dadurch haben Sie die vollständige Kontrolle über Hardware, Software, Sicherheitsprotokolle und vor allem über Ihre Betriebskosten. Die Vor-Ort-Infrastruktur ist der traditionelle Ansatz, der für bestimmte Unternehmen mit sehr spezifischen gesetzlichen Anforderungen und einer Vorliebe für die interne Verwaltung interessant ist.
Vorteile:
Bessere Kontrolle: Bei Vor-Ort-Lösungen haben Sie direkte Kontrolle über die Dokumentenmanagement-Umgebung und können maßgeschneiderte Konfigurationen und Sicherheitsmaßnahmen treffen.
Vertrauen in die Einhaltung von Vorschriften: Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen sind in der Regel mit Vor-Ort-Lösungen besser bedient, da sie die volle Kontrolle über Daten und Dokumente bieten, die innerhalb des Unternehmens und des Landes gespeichert sind (Datenschutzbehörden).
Nachteile:
Größere Vorabinvestitionen: Die Implementierung von On-Premises-Lösungen erfordert oft erhebliche Vorabinvestitionen für Hardware, Softwarelizenzen und Infrastruktur.
Verantwortung für die Wartung: Verwaltung, laufende Wartung, Updates, Patches und Fehlerbehebung liegen nach wie vor in der Verantwortung der unternehmenseigenen IT-Abteilung. Das Team sollte regelmäßig geschult werden, um das System am Laufen zu halten und seinen Zweck effizient zu erfüllen. Bestimmte Aspekte oder Aufgaben von On-Premise-Lösungen können an einen Dienstleister ausgelagert werden.
Cloud-basierte Dokumentenverwaltung im Allgemeinen
Cloud-basierte Dokumentenverwaltung nutzt Remote-Server und Cloud-Computing-Dienste. Sie bietet Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugänglichkeit für Unternehmen, was sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen macht, die mit einem Cloud-Modell für Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und die Anfangskosten senken möchten.
Vorteile:
Nichts bei Ihnen vor Ort: Keine Hardware, keine Software, kein Betrieb.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen im Allgemeinen eine einfache Skalierbarkeit und Flexibilität. Sie lassen sich an die sich ändernden Bedürfnisse der meisten, wenn nicht aller Unternehmen anpassen, ohne dass große Vorabinvestitionen erforderlich sind.
Zugänglichkeit: Auf Dokumente in der Cloud-Infrastruktur kann bei Bedarf jederzeit und von überall aus zugegriffen werden - eine Internetverbindung genügt. Diese Zugänglichkeit verbessert die Produktivität, die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Remote-Teams.
Disaster Recovery (DR): Cloud-basierte Lösungen bieten Disatser-Recovery-Funktionen, die geografisch verteilte Ressourcen nutzen, um solide, skalierbare und flexible Lösungen für die Aufrechterhaltung der Servicekontinuität und der Datenintegrität bei verschiedenen unvorhergesehenen Vorfällen oder Katastrophen zu bieten.
Sicherheit und Datenschutz: Die Sicherheitsstandards, die AWS, Google und Microsoft in ihren Rechenzentren bieten, sind für das Personal und/oder das Budget nicht zugänglich.
Nachteile:
Abhängigkeit von Dienstanbietern: Cloud-basierte Lösungen sind stark von externen Dienstanbietern abhängig. Das bedeutet, dass die Verfügbarkeit aller Dokumentenmanagementsysteme von der Infrastruktur und Leistung der Cloud-Umgebung abhängt.
Abonnementkosten: Cloud-Lösungen sind zwar kosteneffizient, doch auf lange Sicht summieren sich die Abonnementkosten - insbesondere bei größeren Unternehmen. Roll-outs im Unternehmen können aufgrund der exponentiell steigenden Kosten der Public-Cloud-Nutzung weniger erwünscht sein. Unternehmen mit großen Datenmengen würden weniger von öffentlichen Clouds als vielmehr von Enterprise-Cloud-Lösungen profitieren, und zwar auf der Grundlage von Kosten und Funktionen wie Datenverarbeitung, Sicherheit und Anpassungsmöglichkeiten.
Potenziell eingeschränkte Funktionen: Einheits-Tools, denen es an einer Enterprise-Cloud-Strategie und -Funktionen mangelt, können funktionale Einschränkungen aufweisen, die für einige Unternehmen geeignet sind, für andere jedoch nicht.
Unvorhersehbare Kosten: Die meisten Public-Cloud-Anbieter berechnen das so genannte Transaktionsvolumen, d. h. die Menge der im Datenspeicher des Cloud-Dienstes gespeicherten Daten und die Anzahl der jährlichen Zugriffe darauf. Fehlkalkulationen und Unterschätzungen zu Beginn hinsichtlich des Volumens und der Wachstumsrate der Zugriffe pro Jahr können fatal sein und die jährlichen Kosten eines Public-Cloud-Abonnements erheblich beeinflussen.
Hinweis: Die verteilte Cloud umfasst sowohl öffentliche als auch private Cloud-Dienste, die über mehrere geografische Standorte verteilt sind und als eine Einheit verwaltet werden. Sie trägt dazu bei, Cloud-Computing-Ressourcen näher an den Ort zu bringen, an dem Daten erzeugt und genutzt werden, und verbessert so Latenz, Compliance und Leistung.
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Öffentliche Wolke
Eine öffentliche Cloud ist eine Art des Computings, bei der Ressourcen von einem Drittanbieter über das Internet angeboten und von Organisationen und Einzelpersonen, die sie nutzen oder erwerben möchten, gemeinsam genutzt werden.
Vorteile:
Öffentliche Cloud-Dienste sind mandantenfähige Umgebungen (mehrere Unternehmen und Organisationen in einer Umgebung), die dem Endkunden günstigere Tarife bieten
Begrenzte individuelle Konfiguration ermöglicht günstigere Tarife für den Endverbraucher
Skalierbar nach Ihren Bedürfnissen (CPU, RAM, Speicherplatz)
Bezahlen Sie, was Sie nutzen (erhöhen oder verringern Sie die Anzahl der Lizenzen)
Vollständig verwaltete Umgebung
Abonnementmodell: niedrigere Einstiegskosten
Das Abonnement einer öffentlichen Cloud-Architektur umfasst in der Regel feste Gebühren über einen Zeitraum von 3-5 Jahren.
Die Software wird automatisch mit wiederkehrenden Verbesserungen und Fehlerbehebungen aktualisiert
Alles aus einer Hand (keine Sorgen um Hardware, DB, Speicherung, Backups usw.)
Nachteile:
Abonnement mit festen Gebühren über 3 bis 5 Jahre (keine Möglichkeit, von fallenden Preisen und/oder Rabatten zu profitieren)
Die mandantenfähige Umgebung wird für streng vertrauliche Daten nicht akzeptiert
Begrenzte individuelle Funktionalität und Konfiguration bei öffentlichen Cloud-Anbietern
Normalerweise wird die Anwendungssoftware alle 3 Monate mit neuen Funktionen und Merkmalen aktualisiert, und selbst das Design verwirrt die Endnutzer, was dazu führt, dass sie die Software in regulierten Industrieprozessen nicht verwenden können.
Private Wolke
Unterscheidung zwischen System Environment Support und Application Support
Vorteile:
Single-Tenant-Umgebung - Alle vertraulichen Unternehmensdaten werden isoliert und in privaten Clouds aufbewahrt, die für andere Unternehmen unzugänglich sind.
Private Cloud-Plattformen ermöglichen mehr individuelle Anforderungen, Anpassungen und Konfigurationen
Cloud-Updates auf Abruf und unter Ihrer vollständigen Kontrolle
Mehr Flexibilität bei der Wahl eines Dienstleisters
Die Verlagerung von Daten von einem Dienstanbieter zu einem anderen (falls erforderlich) ist einfacher als der Ausstieg aus einer öffentlichen Full-Service-Wolke
Nachteile:
Kein One-Stop-Shopping
Individualität zu höheren Kosten
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
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Cloud ECM bietet einen soliden Sicherheitsschutz mit Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßigen Audits. Zwar lassen sich Datenschutzverletzungen nicht gänzlich verhindern, doch investieren Cloud-ECM-Anbieter (oder sogenannte Vendoren) stark in die Erweiterung und Verstärkung, um mit den potenziellen Bedrohungen Schritt zu halten und sie in Schach zu halten.
Auf der anderen Seite bieten Systeme vor Ort zwar mehr physische Kontrolle und gleichwertige Sicherheit, erfordern aber erhebliche Vorlaufkosten und eine kostspielige laufende Wartung.
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Es gibt keine einheitliche Preisgestaltung für Cloud ECMs, da die Servicekosten von Faktoren wie Gebühren pro Benutzer, Abonnementtyp, Speicherplatz und freischaltbaren Funktionen durch In-App-Käufe abhängen können. Sie können sich jedoch an einen unserer Experten wenden, um die aktuellen Cloud ECM-Preise von Iseo Solutions zu erfahren, wenn Sie hier klicken.
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Ja. Cloud-ECM-Systeme lassen sich über APIs oder Konnektoren problemlos mit anderen Geschäftsanwendungen (wie CRM und ERP) integrieren. *Diese Integrationen ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Daten und die Automatisierung von Prozessen und verbessern so Effizienz und Genauigkeit. ECM kann zum Beispiel Daten mit ERP-Datensätzen abgleichen und so die Datenkonsistenz sicherstellen.
Wie trifft man die richtige Wahl?
Bei der Entscheidung zwischen lokalem und Cloud-basiertem Dokumentenmanagement(öffentliche oder private Cloud-Infrastruktur) sollte ein umfassendes Verständnis der Anforderungen Ihres Unternehmens, des Volumens und der jährlichen Wachstumsraten des Zugriffs zugrunde gelegt werden.
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Thomas Dreier, leitender Unternehmensberater bei IseoSolutions
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