Was sind Metadaten und warum sind sie ein enormer Vorteil für Ihr Unternehmen?
Können Sie sich erinnern, wo Sie das Dokument vor sechs Monaten gespeichert haben? Wenn Sie bei dieser Frage einen Adrenalinstoß verspüren, sollten Sie jetzt weiterlesen. Es gibt eine Lösung, mit der Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen: die Verwendung von Metadaten in Ihrem Enterprise Content Management (ECM)-System.
Stellen Sie sich ein wachsendes Unternehmen vor. Da es expandierte, wurde sein digitaler Dokumentenbestand zu einem riesigen Berg. Aber es gab ein Problem: Alles war unorganisiert. Jede Abteilung machte ihr eigenes Ding, und das Auffinden wichtiger Dokumente wurde zu einem Albtraum. Das verlangsamte nicht nur die Abläufe, sondern barg auch das Risiko von Compliance-Problemen.
Diese Nachricht unterstreicht die wichtige Rolle von Metadaten für ein organisiertes und effizientes Dokumentenmanagementsystem.
Was sind Metadaten?
Einfach ausgedrückt, sind Metadaten "Informationen über Daten". Sie sind wie ein Etikett, das Ihnen sagt, was sich in einer Schachtel befindet. In einem Unternehmen helfen Metadaten dabei, Dokumente zu identifizieren, zu organisieren und schnell zu finden. Sie helfen bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen und stellen sicher, dass Dokumente korrekt gespeichert oder entsorgt werden.
Es gibt verschiedene Arten von Metadaten:
Beschreibend: Grundlegende Identifikatoren wie Titel, Autor und Schlüsselwörter.
Strukturell: Zeigt auf, wie zusammengesetzte Objekte organisiert sind, z. B. wie Seiten zu Kapiteln werden.
Administrativ: Enthält Einzelheiten zur Erstellung und späteren Änderung einer Datei.
Warum sind Metadaten so wichtig?
Metadaten erleichtern nicht nur die Verwaltung von Dokumenten, sondern helfen Unternehmen auch, auf ihrem digitalen Weg voranzukommen. Um auf das Beispiel unseres wachsenden Unternehmens zurückzukommen: Als es Metadatenmanagement einsetzte, erlebte es mehrere Vorteile:
Kollaboration: Nach der Einführung der Metadatenverwaltung konnten Teams aus verschiedenen Abteilungen nahtlos an Projekten zusammenarbeiten. Durch die Metadaten konnte nachverfolgt werden, wer wann und warum welche Änderungen vorgenommen hat, und es wurde ein transparenter Kommunikationskanal für den Weg des Dokuments durch die verschiedenen Abteilungen geschaffen.
Schnelle Erfolge: Mit präzisen Metadaten wurde das Abrufen eines Dokuments zu einem schnellen, effizienten Prozess, der sich insbesondere bei zeitkritischen Projekten oder Compliance-Audits als unschätzbar wertvoll erwies.
Tipps zur Optimierung Ihrer Inhaltsverwaltung mit Metadaten
Automatisieren Sie die Wartung: ECM-Integrationen in Ihre führenden Anwendungen, wie bei OpenTextkönnen die Pflege von Metadaten automatisieren, die dann nur noch ein einziges Mal stattfindet - in Ihrer führenden Anwendung.
Automatisches Ausfüllen von Metadaten: Es ist, als hätte man einen digitalen Helfer, der die Dokumente immer in Ordnung hält. Intelligent implementierte ECM-Lösungen können Ihren Nutzern Zeit ersparen, indem sie die Vererbung von Metadaten nach Standort, Dokumententyp, Status usw. ermöglichen.
Bilden Sie Ihr Team aus: Vergewissern Sie sich, dass alle Teammitglieder wissen, wie wichtig Metadaten sind und wie man sie richtig verwendet, damit alle ein gemeinsames Verständnis für Ihre Dokumentenmanagementsprache haben.
Regelmäßige Überprüfungen: Überprüfen Sie Ihre Lösungen regelmäßig - zu viele manuelle Metadaten mit endlosen Dropdown-Listen einzuführen, kann kontraproduktiv sein und Sie noch mehr belasten.
Tools zum Ausprobieren
Metadaten-Navigation: Ermöglicht es den Nutzern, Inhalte anhand von Metadaten zu filtern und leicht zu finden.
Verwalteter Metadaten-Dienst: Ermöglicht die zentrale Verwaltung von Metadaten über SharePoint-Sites hinweg.
Inhaltstypen: Definieren Sie eine Reihe von Metadaten und Verhaltensweisen für eine bestimmte Art von Dokument, um die Kategorisierung und das Abrufen effizienter zu gestalten.
Intelligente Ansicht: Bietet eine einheitliche, intuitive Methode zum Anzeigen, Hinzufügen oder Bearbeiten von Metadaten neben dem Inhalt.
Verbundene Arbeitsbereiche: Verwendet ein "Binder"-Prinzip, um ähnliche Metadaten mit verwandten Dokumenten aus verschiedenen Teilen des Unternehmens und verschiedenen Prozessen zu verbinden und so die teamübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, z. B. Kunden- oder Lieferantendossiers.
Erweiterte ECM: Synchronisiert Metadaten aus Ihren führenden Anwendungen wie ERP, CRM und anderen, um eine einzige Quelle der Wahrheit und eine problemlose Verwaltung von Metadaten zu ermöglichen.
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