5 Wege, wie Papier Ihrem
Geschäft im Jahr 2024 schadet

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf physische Akten, die in Kisten und Regalen aufbewahrt werden, was dazu führt, dass Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten verschwendet wird. Der Widerstand gegen Veränderungen und die Vertrautheit mit Papier halten sie davon ab, digitale Lösungen zu nutzen, obwohl es dafür Technologien gibt.

Die Umstellung auf papierlose Lösungen könnte den Unternehmen jedoch Millionen einsparen, da weniger Abfall anfällt und die Sicherheit und Zugänglichkeit verbessert wird. Warum haben wir also noch nicht umgestellt?

Die Herausforderung bei Papierprozessen

Wussten Sie, dass mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten als mit der Beantwortung von E-Mails verbringen? Je mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird, desto weniger Zeit bleibt für wichtige Aufgaben wie Planung und Erstellung.

Hier sind einige weitere interessante Statistiken:

Mitarbeiter können aufgrund von Dokumentenproblemen bis zu 25 % ihrer Produktivität verlieren.
Schätzungsweise 7,5 % der Papierdokumente gehen verloren, was zu Zeitverlusten bei der Suche nach ihnen führt. Wenn Dokumente nicht auffindbar sind, müssen 83 % der Mitarbeiter sie neu erstellen, was zu doppelter Arbeit und mehreren Versionen desselben Dokuments führt.
Eine aktuelle Studie von Forrester Consulting im Auftrag von Adobe zeigt, wie sich ein Mangel an digitalen Werkzeugen auf die Mitarbeiter auswirkt. Die Studie ergab, dass 97 % der Unternehmen, die nur über begrenzte digitale Dokumentensysteme verfügen, und 72 %, die sowohl Papier als auch digitale Prozesse verwenden, angaben, dass dies der Produktivität schadet.

5 Wege, wie Papier Ihrem Unternehmen im Jahr 2024 schadet

Nehmen wir Sarah, eine fleißige Mitarbeiterin, die täglich mit papierbasierten Prozessen zu tun hat. Im Folgenden erfahren Sie, was ihr täglich begegnet und wie sich dies auf Ihr Unternehmen auswirken könnte.

1. Zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen

Sarah verbringt oft wertvolle Zeit damit, sich durch Stapel von Papierdokumenten zu wühlen, um die benötigten Informationen zu finden.

Auswirkungen. Die Zeit, die mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird, führt häufig zu einer geringeren Produktivität und zu verpassten Terminen, was sich auf die Effizienz des Unternehmens insgesamt auswirkt.
Die Lösung. Hätte Sarahs Unternehmen über ein ECM-System verfügt, hätte sie mit Hilfe von Schlüsselwörtern oder Metadaten-Tags ganz einfach Dokumente suchen und abrufen können, was Zeit gespart und die Produktivität erhöht hätte.
Geschäftsergebnisse. Rationalisierte Abrufprozesse für Dokumente führen zu erheblichen Kosteneinsparungen und verbesserter betrieblicher Effizienz. Darüber hinaus verbessert die Digitalisierung die Zugänglichkeit der Daten, so dass die Entscheidungsträger fundierte strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitinformationen treffen können, anstatt sich auf veraltete oder unzugängliche Papierdokumente zu verlassen.

2. Schwierige Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern wird durch die physische Natur von Papierdokumenten behindert, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führt.

Auswirkungen. Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit führen zu Kommunikationspannen, die zu Fehlern, Doppelarbeit und Verzögerungen beim Projektabschluss führen können.
Die Lösung. In ECM gespeicherte digitalisierte Dokumente können von mehreren Benutzern gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden, was die Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtert und Kommunikationsbarrieren abbaut.
Geschäftsergebnisse. Durch die Einführung von ECM und Digitalisierung können Entscheidungsträger Teams in die Lage versetzen, nahtlos zusammenzuarbeiten, unabhängig von geografischen oder zeitlichen Beschränkungen. Dies fördert eine Kultur der Innovation und Agilität und positioniert das Unternehmen für einen langfristigen Erfolg in der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftslandschaft.

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3. Sicherheitsrisiken

Sarah macht sich Sorgen um die Sicherheit sensibler Informationen, die in physischen Dokumenten gespeichert sind, insbesondere im Falle von Verlust oder Diebstahl.

Auswirkungen. Sicherheitslücken in papiergestützten Prozessen erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen, was rechtliche und finanzielle Folgen für das Unternehmen haben kann.
Lösung. ECM bietet robuste Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Prüfprotokolle, die sicherstellen, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen geschützt sind.

Geschäftsergebnisse. Durch die Implementierung von ECM und Digitalisierung können Entscheidungsträger die Maßnahmen zur Datensicherheit verbessern, die Einhaltung von Branchenvorschriften gewährleisten und sensible Informationen vor möglichen Verstößen schützen. Dieser proaktive Ansatz zur Datensicherheit stärkt die Wettbewerbsposition des Unternehmens auf dem Markt.

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4. Erhöhte Kosten

Sarah ist besorgt über die steigenden Kosten im Zusammenhang mit dem Drucken, wie z. B. die Kosten für Papier, Tinte und Wartung.

Auswirkung: Hohe Druckkosten stellen eine unnötige finanzielle Belastung für das Unternehmen dar und schmälern die Gewinne und Ressourcen, die in anderen Bereichen eingesetzt werden könnten.
Die Lösung: Durch die Einführung von kostensparenden Maßnahmen wie digitalen Dokumentenmanagementsystemen können die Druckkosten erheblich gesenkt werden, indem der Papierverbrauch minimiert und der Tintenverbrauch optimiert wird.
Geschäftsergebnisse: Durch die Einführung digitaler Lösungen können Unternehmen ihre Gesamtdruckkosten senken, wodurch Mittel für Investitionen in Wachstumsinitiativen frei werden und das Geschäftsergebnis verbessert wird.

5. Umweltschäden

Sarah ist beunruhigt über die Umweltauswirkungen des exzessiven Druckens, einschließlich der Abholzung der Wälder und des Klimawandels.

Auswirkungen: Übermäßiges Drucken trägt zur Umweltzerstörung bei, verschärft die Abholzung und erhöht die Kohlenstoffemissionen, was den Klimawandel beschleunigen kann.
Die Lösung: Die Umstellung auf digitale Prozesse, wie z. B. die elektronische Dokumentenverwaltung, verringert den Papierverbrauch und minimiert den mit dem Drucken verbundenen ökologischen Fußabdruck.
Geschäftsergebnisse: Durch die Einführung digitaler Lösungen und die Verringerung des Papierverbrauchs können Unternehmen ihr Engagement für Nachhaltigkeit unter Beweis stellen, ihr Markenimage verbessern und umweltbewusste Kunden anziehen. Darüber hinaus kann die Einführung umweltfreundlicher Praktiken langfristig zu Kosteneinsparungen führen, da weniger Papier und Druckkosten anfallen.

Vorteile des papierlosen Arbeitens

Verbesserte Effizienz: Digitale Arbeitsabläufe straffen die Prozesse, verkürzen die Zeit, die für die Suche nach Dokumenten aufgewendet wird, und steigern die Gesamtproduktivität.

Kosteneinsparungen: Durch die Umstellung auf ein papierloses Büro entfallen die Druckkosten, wodurch Unternehmen Geld für Papier, Tinte und Wartung sparen.
Verbesserte Zusammenarbeit: Digitale Plattformen erleichtern die nahtlose Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern und fördern so Innovation und Teamwork.
Erhöhte Sicherheit: Die Digitalisierung von Dokumenten erhöht die Datensicherheit, da sensible Informationen durch verschlüsselte Speicherung und Zugangskontrollen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Ökologische Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier reduziert die Abhängigkeit von Papier, schont die natürlichen Ressourcen und minimiert den mit dem Drucken verbundenen CO2-Fußabdruck.

Wie Sie sehen, hätte die Einführung von ECM und Digitalisierung Sarahs Probleme mit den papierbasierten Prozessen gelöst. Es ist an der Zeit, die traditionellen papiergestützten Prozesse zu überdenken und die Effizienz zu steigern, die Sicherheit zu verbessern und zu einer grüneren Umwelt beizutragen.

Um das Potenzial von ECM voll auszuschöpfen und es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, ist es entscheidend, einen zuverlässigen ECM-Spezialisten an Ihrer Seite zu haben.

Bei IseoSolutions sind wir spezialisiert auf ECM-Lösungen die auf Ihre individuellen Anforderungen und Geschäftsprozesse zugeschnitten sind. Unser Expertenteam begleitet Sie durch den gesamten Prozess, bietet Dienstleistungen von der Implementierung bis zur Optimierung und stellt sicher, dass Sie die Vorteile von ECM für Ihr Unternehmen voll ausschöpfen können.

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5 Wege, wie Papier Ihrem
Geschäft im Jahr 2024 schadet

Die Herausforderung bei Papierprozessen

5 Wege, wie Papier Ihrem Unternehmen im Jahr 2024 schadet